إدارة سجلات: حلول مخاطر التوجيه والتوافق لمديري السجلات والتوافق | حاصل على شهادة DoD 5015.2 | الاحتفاظ بالسجلات | إدارة دورة حياة السجلات | إدارة المخاطر

التحكم في توالد سجلات شركتك الورقية والالكترونية يمكن أن يحمل الكثير من المتطلبات. كيف تلتزم بسياسات الاحتفاظ بالسجلات في جميع أنحاء المؤسسة-بدون رفع التكاليف أو تعطيل إجراءات العمل اليومية؟

مع اصدار Laserfiche لإدارة المستندات، يمكنك تطبيق خطة إدارة السجلات بسهولة في جميع أنحاء المؤسسة، مما يغير من برنامج سجلاتك من حساب تكاليف إلى أحد أصول الشركة.

أهم المميزات:

تمكين مقاييس التوجيه والمخاطر والتوافق.
دعم إدارة المخاطر الشاملة.
التوازن بين المرونة والتحكم مع إدارة سجلات شفافة.
إنشاء بنية ECM التحتية التي تشكل عبئاً كبيراً على المؤسسة.

الوظائف الأساسية

جاري ترجمة جداول الاستبقاء المنشورة	تعريف تعليمات القطع بناء على متى تكون السجلات مؤهلة للقطع. وضع جداول استبقاء بناء على مدة استبقاء السجل بعد أن يصبح مؤهلا للقطع وما نوع الترتيب الذي يجب أن يكون لديه. تعريف مواقع للارتقاء والنقلات المؤقتة، مما يمكن من تعقب سجلاتك عندما تكون خارج Laserfiche. إنشاء دورات مخصصة للقطع بناء على الوقت ومراجعة السجلات الحيوية. إنشاء جداول استبقاء بديلة تدخل حيز التنفيذ إذا ما وقع حدث معين.
جاري تطبيق إعدادات إدارة السجلات على السجلات	تعقب دورة حياة سجلاتك من خلال إنشاء وصيانة هيكل مجلدات هرمية مكون من مجموعات سجلات ومجلدات سجلات وسجلات. سجلات ملفات بدون تعيين الإعدادات لكل سجل فردي، لأن كل إعدادات إدارة السجلات المعينة إلى مجموعات السجلات ومجلدات السجلات يتم توريثها إلى السجلات التابعة. تعيين دورة مراجعة للسجلات الحيوية التي يجب مراجعتها يدوياً طبقاً لجدول محدد. التفرقة بين المستندات في مستودعك التي يجب تعقب دورة حياتها وتلك التي لا يجب تعقب دورة حياتها.
إدارة السجلات	إغلاق السجلات يدوياً لمنع تعديلها حتى تكون مؤهلة للقطع. تجميد السجلات مؤقتاً في مرحلة من دورة الحياة عندما يتم وضع موانع قانونية عليها. إعادة ترتيب ملفات السجلات من خلال نقلها من مجلد سجل إلى مجلد آخر. الحفاظ على بيانات التعريف المرتبطة بالسجلات حتى بعد تدميرها أو إرقائها، لإثبات الالتزام بقوانين توافق السجلات التنظيمية. التعرف بسرعة على كل السجلات التي تحتاج إلى إجراء ما وجمعها بناء على حالة السجل والأهلية ومرحلة دورة الحياة. إرسال نتائج بحث إدارة السجلات إلى مستخدمين خارج Laserfiche.
إمكانية التشغيل التفاعلي	إدارة السجلات في نفس المستودع جنباً إلى جنب مع غير السجلات، مما يمكن المستخدمون المخولون من الدخول على أي محتوى في مستودعك، في حين يتعقب مدير السجلات دورة حياة السجل للحفاظ على التوافق. ميكنة ترتيب مستودع واحد لتلبية احتياجات نوعين مختلفين من الجمهور ومستخدمي مستودع محتوى ومديري السجلات من خلال إدارة شفافة للسجلات. تكامل انسيابي بدون أي مشاكل مع منتجات Laserfiche، مثل Workflow لتوجيه المسار المميكن وQuick Fields لاستيراد الدفعات وWeb clients للدخول على الانترنت. استخدم Laserfiche SDK لإنشاء تكاملات مخصصة وعمل واجهات لتطبيقات الطرف الثالث لميكنة مهام إدارة السجلات ووضعها في مسار عمل سهل.

عزل المستخدمين العاديين عن تعقيدات تخطيط الملفات	تكوين عروض منفصلة بشكل ديناميكي للمستودع لكل وحدة عمل، مما يمنح المستخدمون القدرة على الوصول إلى المحتوى في إطار ممارستهم اليومية لعملهم. يحتفظ مديرو السجلات بالتحكم في طريقة التعرف على المعلومات وتنظيم ملفاتها، في حين يدخل المستخدم العادي بنية مجلدات منظمة بشكل أكثر منطقية بالنسبة لاحتياجاته,
ميكنة التصنيف وتنظيم الملفات	وظائف Workflow تقوم بميكنة تصنيف المحتوى، بصرف النظر عن كيفية إلتقاطه أو الموضع الذي يتحول فيه إلى سجل في دورة حياته، مما يغني عن أكثر مكون مكلف في تطبيق إدارة السجلات. يتم حساب وتعيين تواريخ الإنقطاع والأهلية تلقائياً، مما يزيد من امكانية التوافق ومن انتاجية الموظفين.
التأكد من تأمين السجلات	تعقب السجلات والتحكم فيها أوتوماتيكيا منذ خطوة الإنشاء وحتى التدمير، مما يجعل من السهل الالتزام بالقوانين. من أجل أمان أكثر، يدخل مستخدمو الشركة على اختصارات فقط للسجلات الفعلية. تطبيق علامات الأمان تلقائياً للتقليل من تكلفة التوافق مع القوانين.

أنظمة تشغيل الخوادم	Windows Server 2003, Windows Server 2008.
أنظمة تشغيل العميل	Windows XP, Windows 7, Windows Vista.
قواعد البيانات	MS SQL Server 2005, MS SQL Server 2008, Oracle 10g, Oracle 11g.

اصدار إدارة سجلات Laserfiche

أهم المميزات:

إدارة السجلات: التشديد على توجيه المعلومات

الحفاظ على تحكم دقيق مع إدارة سجلات شفافة

عزل المستخدمين العاديين عن تعقيدات تخطيط الملفات

ميكنة التصنيف وتنظيم الملفات

التأكد من تأمين السجلات

ميزة The Laserfiche RME

توجيه مرن وتحت التحكم

إدارة مخاطر شاملة

إدارة سجلات المؤسسة بشكل حدسي

استخدم SharePoint 2010 لإدارة السجلات

إدارة سجلات شفافة-على الطاير

بنية ECM التحتية التي تشكل عبئاً كبيراً على المؤسسة

إطار عمل إدارة سجلات المؤسسة

GUI التعاون

إدارة إجراءات العمل

إدارة المحتوى

إدارة السجلات

الوظائف الأساسية

جاري ترجمة جداول الاستبقاء المنشورة

جاري تطبيق إعدادات إدارة السجلات على السجلات

إدارة السجلات

إمكانية التشغيل التفاعلي

البيئة

أنظمة تشغيل الخوادم

أنظمة تشغيل العميل

قواعد البيانات

موارد إضافية

نشرات

دراسات حالة