يرتبط نجاح مؤسسة ما بشدة بمدى فاعلية مسارات العمل اليومية. ومع ذلك نجد العديد من المؤسسات مستمرة في الاعتماد على إجراءات يدوية عفى عليها الزمن تعوق الإنتاجية وتتداخل مع الطريقة الفعالة في اتخاذ القرار. في البيئة العالمية اليوم التي تزداد تعقيداً بمرور الزمن، تجد المؤسسات أن توحيد مسارات العمليات أهم من أي وقت مضى وكذلك مساعدة الموظفين على تركيز أكبر قدر من وقتهم على أنشطة مدرة للربح.
Laserfiche Workflow هو إطار عمل مرن وسهل الاستخدام لميكنة وتعظيم الفائدة من إجراءات العمل في جميع ارجاء المؤسسة. باعتباره مكون أساسي من نظام Laserfiche الأساسي، يوفر Laserfiche Workflow امكانية توجيه مسار المستندات وجداول البيانات ورسائل البريد الالكتروني وأنواع أخرى من المحتوى تلقائياً بين أعضاء فريق العمل.
امكانية وصول فريق العمل بشكل فوري إلى المعلومات التي يحتاج إليها تجعله يعمل بشكل أكثر فاعلية وينجز المشروعات بشكل أسرع ويتخذ قرارات أفضل بناء على معلومات أوفى. هذه المكاسب الإنتاجية تُترجم إلى نفقات عامة أقل وخدمة عملاء أكثر استجابة وقدرة تنافسية أكبر.
أهم المميزات:
- الإرتقاء بحركة المعلومات بسلاسة.
- تبسيط العمليات المعقدة.
- القدرة على اتخاذ القرارت بشكل أفضل.
- تحقيق عائد أسرع على الاستثمار (ROI).
قم بدمج محتواك مع إجراءات العمل الخاصة بك
أصبح إنشاء سير عمل في سهولة اختيار وتكوين أنشطة سير العمل: عمليات قابلة للتكوين سابقة البناء تم تصميمها للقيام بمهمة محددة. يحتوي Laserfiche Workflow على ما يزيد على 30 نشاط بما في ذلك تسيير المدخل إلى المستخدم وتعيين العلامات وتعيين القوالب والبريد الالكتروني. يتيح Laserfiche Workflow أيضاً للمستخدمين توسيع وظائفه، مما يسمح لهم ببناء مسارات عمل تتفاعل مع برامج الطرف الثالث أو قواعد البيانات أو القيام بإجراءات مخصصة. يستطيع المستخدمون إدراج برامج نصية VB.NET و C# مخصصة البناء في إحدى أنشطة البرامج النصية الخاصة ببرنامج Laserfiche Workflow أو يمكنهم تصميم الأنشطة الخاصة بهم.
- باستخدام واجهة بديهية، أنت تصمم نموذج العمليات الحالية لمؤسستك وتحولها إلى مسارات عمل رقمية. يستطيع كل مسار عمل أن يتضمن أي عدد من الخطوات يحتاج إليها، ويمكنك تشغيل سير عمل في أي مرحلة من دورة حياة المستند.
- يمكنك تنفيذ أي عدد من الإجراءات على عنصر ما كجزء من مسار العمل، بدءاً من تغيير خاصية الدخول الآمن إلى تعيين بيانات التعريف تلقائياً إليها. هذه الميكنة تساعدك على تبسيط العمليات المعقدة والحد من الوقت الذي يقضيه الموظفون في إدارة المعلومات - مما يترك لهم وقتاً أكبر للتصرف طبقاً لتلك المعلومات.
- لتحسين إدارة المهام، يمكنك تكوين Laserfiche Workflow ليرسل رسائل الكترونية للمستخدمين عندما يكون هناك عنصراً يحتاج إلى اهتمامهم. يستطيع Laserfiche Workflow أيضاً اخطار المشرفين عن نشاط أو عدم نشاط المستخدمين وكذلك إعادة تغيير مسار العناصر في حالة عدم نشاط المستخدم.
- للإرتقاء بنسبة الشفافية في إجراءات الأعمال بمؤسستك، يتضمن Laserfiche Workflow وظيفة تقرير مفصل حتى تستطيع بسرعة تحديد أي مسارات عمل تعمل وأين يوجد أحد العناصر داخل أحد مسارات العمل.
- في النهاية، نجد أن قيمة حل ميكنة الأعمال يكمن في قدرته على تعظيم الفائدة من العمليات التي تتعلق بأنظمة وأقسام متعددة. يُبنى Laserfiche Workflow على أساس محرك Windows Workflow الأساسي والذي يأتي مع إطار العمل .NET 3.5، مما يفتح عدد من الإمكانيات للتكامل مع تطبيقاتك الأخرى المتعلقة بمجال عملك.
غير موافق عليه
موافق عليه
مسار عمل بسيط:
طلب أجازة
- 1. يقدم الموظف طلب باستخدام عميل Laserfiche.
- 2. يتم إخطار المدير للمراجعة المبدئية من خلال بريد الكتروني تلقائي.
- 3. تتلقى إدارة الموارد البشرية إخطار تلقائي عن طريق البريد الالكتروني. ويحصل الطلب على الموافقة النهائية إذا كان لدى الموظف رصيد إجازات متاح.
- 4. يتم إخطار الموظف تلقائياً في كلتا الحالتين: القبول أو الرفض.
تبسيط العمليات المعقدة
يتيح Laserfiche Workflow ترجمة حتى أكثر العمليات تعقيداً إلى مجموعة من الخطوات المحددة، تتعلق كل منها بالمستخدمين والأنشطة التي تحددها. لأن إجراءات العمل تختلف بشكل كبير من مجال إلى آخر، قمنا بتصميم Laserfiche Workflow ليكون مرناً قدر الإمكان. على سبيل المثال، يستطيع أي حدث تقريباً في Laserfiche تشغيل مسار عمل، وأنت تستطيع تكوين النظام لإجراء عدد من الأنشطة على مستند كجزء من عملية مسار العمل، بدءاً من نقله إلى موقع جديد مروراً بتغيير الدخول الآمن الخاص به وحتى تعيين بيانات تعريف جديدة إليه.
حقق عائد سريع على الاستثمار
ترتبط العديد من مسارات العمل بتطبيقات متعددة متعلقة بمجال عملك. ولكنك تستطيع إنشاء مسار عمل يربط بين كل من Laserfiche وأنظمة البرامج الأخرى الخاصة بمؤسستك، لأن Laserfiche Workflow تم بناءه على أساس Windows Workflow. على سبيل المثال، قد تكتب برنامج نصي لخطوة في مسار عمل يأتي تلقائياً برسائل البريد الالكتروني إلى Laserfiche من خادم Microsoft Exchange ثم يؤرشف تلك الرسائل في مجلد معين ويقود مسارها إلى مستخدم بعينه أو يتخذ إجراء آخر.
بصرف النظر عن مدى تعقيد إجراءات العمل لديك، أنت تستطيع إدارتها من موقع واحد وهي لوحة تحكم إدارة Workflow. ولأن لوحة التحكم هذه هي تطبيق Microsoft Management Console، يمكنك أخذها في نفس لوحة تحكم المؤسسة التي تستخدمها لإدارة جميع التطبيقات التي تعتمد على نظام Windows الخاصة بمؤسستك. بهذه الطريقة، لا يساعدك Laserfiche Workflow فقط في ميكنة إجراءات العمل الخاصة بك بل إنه أيضاً يجعلها أكثر شفافية مما يمنحك موقع واحد تتابع من خلاله وتنقح عمليات مؤسستك.
صمم تعريفات Workflow ببساطة
هناك واجهة رسومية سهلة الاستخدام داخل مصمم Workflow، يمكنك استخدامها لبناء مسار عمل وتعريف الشروط التي يجب توافرها حتى يستطيع مستند ما الانتقال من خطوة إلى الخطوة التالية. يساعدك الشكل الإنسيابي للمصمم وتصميمه الذكي على العمل بسرعة في حين تتيح لك بنيته البديهية "من أعلى إلى أسفل سهولة تعريف كل خطوة من مسار العمل. لتقليل الوقت الذي تقضيه في حل المشكلات المتعلقة بالإصدارات، ينبهك المصمم تلقائياً حين لا يكون مسار العمل مكوناً بشكل صحيح.
عندما تصبح راضياً عن مسار عمل ما، يمكنك تنشيطه بكبسة زر. كما يمكنك أيضاً حفظ مسار عمل في شكل ملف XML يمكنك تحميله على تثبيتات Laserfiche Workflow 8.
- واجهة بسيطة وبديهية وقابلة للتخصيص تعطيك إمكانية سحب وإفلات الأنشطة على مسار عمل وتكوين كيفية عملها.
- قم بتنشيط مسارات عمل عند حدوث أحداث محددة في مستودع Laserfiche الخاص بك.
- عرِّف بالضبط أي أحداث يجب أن تٌشَغل مسار عمل ما باستخدام شروط مرنة.
- اقصر القواعد البادئة على أحداث محددة ومستودعات ومجلدات إلخ.
- حدد مسارات المستندات بناءاً على شروط تقوم بتعريفها أو إجراءات مختلفة يجب القيام بها قبل أو بعد مهلة ما.
- نفذ أكثر من نشاط على التوازي بناءاً على شروط محددة.
- قم بتكوين مسار عمل وتعليق تنفيذه على حدوث شرط محدد.
- قم بإنشاء رموز مميزة مخصصة باستخدام التعبيرات العادية.
- قم بإنشاء وتشغيل أنشطة Laserfiche Workflow مخصصة باستخدام برامج نصية VB.NET أو C#.
قلل من الحاجة إلى الدعم الفني
Laserfiche Workflow ليس فقط سهل الاستخدام بل هو أيضاً سهل التوزيع والصيانة. هذا الهيكل المرن يساعدك على تصميم نظام يناسب البنية الأساسية لتكنولوجيا المعلومات الموجودة بالفعل لديك كما يعظم الاستفادة من أداء نظامك.
أيضاً هناك خدمة Windows منفصلة، تعرف باسم مشترك Workflow، وهي تتابع مستودع Laserfiche وتخطر خادم Workflow عند حدوث أحداث معينة. لتحقيق الاستخدام الأمثل لأجهزتك الحالية، لديك خيار تثبيت خادم Workflow ومشترك Workflow إما على نفس الجهاز أو على أجهزة مختلفة.
- تصدير واستيراد مسارات العمل من موقع إلى آخر، بما في ذلك تصديرها كتعريف Windows Workflow Foundation لمشاركة مسارات العمل مع تطبيقات أخرى.
- عرض معلومات مفصلة عن أداء مسارات العمل، مثل الحالة الحالية والأخطاء والتحذيرات وأسماء المستندات التي قاموا بالتفاعل معها ومتى اكتملت.
- تعيين خصائص مستخدمين مخصصة لتحديد مسار Laserfiche Workflow واتخاذ القرارات، مثل المجلدات العاملة في مستودع Laserfiche وعناوين البريد الالكتروني والمشرفين.
- يستطيع المسئولون تحديد الإجراءات التي يستطيع المستخدمون اتخاذها في مصمم Workflow، مثل السماح بعرض مسار عمل منشور ولكن دون تحريره أو حذفه.
"تشير استطلاعات رأي ما بعد التطبيق أنه باستخدام Laserfiche، قامت مقاطعة جاستون بتوفير ما يزيد عن 28،500 ساعة عمل موظف - مما يعادل أربعة عشر موظف بدوام كامل- سنوياً."
براندون جاكسون/مدير قسم المعلومات/ مقاطعة جاستون، ولاية كارولاينا الشمالية
Workflow في العمل
تعد مقاطعة جاستون في ولاية كارولاينا الشمالية هي ثاني أكبر مقاطعة من حيث عدد السكان في منطقة شارلوت الحضرية.
Laserfiche Workflow هو أداة إدارة لإجراءات العمل تعد جزءاً من مجموعة Laserfiche ECM، وهي تسهل إدارة الحالات داخل أقسام الخدمات الإجتماعية.
الوظائف
تصميم وتطبيق مسارات العمل |
|
عمليات Workflow |
|
خصائص وأمن المستخدم والمجموعة |
|
التثبيت والدعم
المكونات |
|
البيئة
أنظمة التشغيل |
|
DBMS |
|
مكونات Windows المطلوبة |
|
بروتوكولات |
|
موارد إضافية
أوراق بيانات
-
Laserfiche Workflow 8.3
Configurable Business Process Management
دراسات حالة
-
RMS Manufacturing
RMS puts Laserfiche into action on the machine shop floor
-
Physicians Professional Services
Laserfiche Workflow helps Physicians Professional Services increase productivity by 20%
-
D.L. Evans
D.L. Evans celebrates ten years of savings and streamlined processes with Laserfiche