ما المقصود بإدارة محتوى المؤسسات؟

تُساعد إدارة محتوى المؤسسات على توفير الوقت والمال للمؤسسات من خلال الإدارة الفعالة للمستندات والمعلومات.
كما تتيح هيكلة المعلومات بحيث يسهل تحديدها ومشاركتها بين العديد من الإدارات أو الفرق المختلفة، بفضل استخدامها للتقنيات الخلفية القوية.

ووفقًا لموقع MarketsAndMarkets, فمن المتوقع أن ينمو حجم السوق الخاص بإدارة محتوى المؤسسات من 24 مليار دولار في عام 2015 إلى 59 مليار دولار بحلول عام 2020.

24 مليار دولار
حجم السوق في عام 2015

59 مليار دولار
حجم السوق بحلول عام 2020

تساعد إدارة محتوى المؤسسات على رقمنة المستندات وأتمتة العمليات الخاصة بها، مما يتيح للأشخاص المعنيين الوصول إلى المعلومات المطلوبة بدقة وفي الوقت المناسب. وهذه العمليات تتضمن على وجه الخصوص ما يلي:

الالتقاط الفوري للمستندات

تبدأ عملية إدارة محتوى المؤسسات بعملية الالتقاط —ويُقصد بها عملية استيراد المعلومات إلى مستودع رقمي.

تخزين المستندات الآمن

باستخدام أنظمة إدارة محتوى المؤسسات القوية، يمكن للمؤسسات تخزين مستندات العمل الهامة بسهولة في مستودع رقمي، وعرضها بشكل فوري أو إجراء التعديلات عليها.

البحث بالنص الكامل والاسترداد

العثور على المستندات بشكل فوري عن طريق تحديد كلمات أو عبارات معينة ضمن النصوص، بيانات التعريف، الشروح وأسماء المدخلات الموجودة بها.

أتمتة العمليات التجارية.

من خلال الأتمتة الرقمية، يمكن للمؤسسات تخطيط مراحل أي عملية تجارية بسهولة وتوجيه المستندات تلقائيًا إلى الأشخاص المعنيين في الوقت المناسب.

تأمين المستندات متعددة المستويات

التحكم في المعلومات عبر المؤسسة عن طريق تقييد الوصول إلى المجلدات، المستندات، الحقول، الشروح وغيرها من خصائص المستندات متعددة المستويات.

التقاط وتوجيه واعتماد النماذج رقميًا

استبدال النماذج الورقية بالنماذج الإلكترونية لالتقاط المعلومات رقميًا ومُشاركتها عبر المؤسسة

تنزيل المستندات
دليل إدارة المشتري

من الذي يستخدم إدارة محتوى المؤسسات؟

في السنوات الأخيرة أضحت إدارة محتوى المؤسسات أمرًا متزايد الأهمية والتعقيد بسبب المخالفات المالية وانتهاك البيانات، مما أسفر عن المزيد من التنظيم. وفي الواقع، فإن شركة البيانات الدولية (IDC) تخطط لمعدل نمو في المحتوى الرقمي يبلغ 50 ضعفًا في الفترة من عام 2010 وحتى عام 2020.

لذلك، فإن المؤسسات التي يمكنها أتمتة وتنظيم العمليات ذات الصلة بالمستندات لن تستفيد من ميزة إنجاز الأعمال فحسب، ولكنها ستقلل أيضًا من مخاطر الامتثال.
كما يُمكن لإدارة محتوى المؤسسات أن توفر حلاً شاملاً لكافة مراحل إدارة المستندات، لذلك فهي تمثل قيمة خاصة للمتخصصين في تكنولوجيا المعلومات ومديري الأعمال.

وتلعب تكنولوجيا المعلومات دورًا أكثر قيمة في المؤسسة عن طريق استبدال مستودعات المعلومات بنقطة تحكم مركزية.
ومن خلال توفيرها لأدوات إدارة محتوى المؤسسات القياسية التي يمكن تخصيصها من قبل الإدارات المختلفة، صارت تكنولوجيا المعلومات التي أفضل وأكثر استيعابًا وفعالية من حيث التكلفة من حيث صيانة البرمجيات والأجهزة.

وصار بوسع مديري الأعمال تقييم الكفاءة في الإدارات دون أي تعطيل في العمل.
والمعلومات التي يتم جمعها من قبل برنامج إدارة محتوى المؤسسات تبين من يقوم بتحرير أو عرض أي مستند، والوقت الذي يستغرقه كل شخص في مراجعة المستندات ومن المسؤول عن المهام ذات الصلة بكل مستند.

مؤسسة هيفير الدولية (Heifer International) تنشر
عملياتها الميدانية في البلدان النامية

تعرف على النقلة النوعية التي أحدثتها مؤسسة هيفير (Heifer) في عملية إدارة المستندات لديها باستخدام ليزرفيش.

ما هي المزايا العامة؟

تتضمن مزايا إدارة محتوى المؤسسات أتمتة عمليات الأعمال، إدارة المستندات، إدارة السجلات، سير العمل، الالتقاط، النماذج وأمن المعلومات.
يُتيح نظام إدارة محتوى المؤسسات المتكامل الوصول إلى المستندات بسلاسة، بشكل يسمح للمؤسسات بالحد من الإسراف وتقليل النفقات التشغيلية.

ما هي قيمة وعائد الاستثمار من إدارة محتوى المؤسسات؟

باستخدام نظام إدارة محتوى المؤسسات، يُمكن للمؤسسات استرداد ساعات العمل الضائعة، والحد من النفقات العامة، وزيادة الربحية وتحسين خدمة العملاء. متوسط تكلفة معالجة فاتورة في مؤسسة تستخدم مستوى منخفض من الأتمتة قد يكون أكبر بنحو ضعفًا من مؤسسة تستخدم مستوى مرتفع من الأتمتة. ومتوسط تكلفة معالجة تقرير مصروفات في مؤسسة تستخدم مستوى مرتفع من الأتمتة يكون أقل بنحو 39% من مؤسسة تستخدم مستوى منخفض من الأتمتة. وبالنسبة لمؤسسة تقوم بمعالجة 1000 تقرير مصروفات شهريًا، فإنها تحقق توفير سنوي قدره 97680 دولارًا.

يُمكن للمؤسسات اكتساب عائد استثمار سريع من نظام إدارة محتوى المؤسسات عن طريق الاستثمار في برامج إدارة محتوى المؤسسات القوية، تقنيات الحوسبة والشبكات، عمليات الدمج والتدريب والخدمات المشتركة. والهدف من إدارة محتوى المؤسسات هو توسيع نطاق الحلول وفقًا لاحتياجات المؤسسة الخاصة بك. قم بتنزيل دليل عائد الاستثمار من إدارة محتوى المؤسسات لحساب التوفير المحتمل في التكاليف في مؤسستك.

تعرف على ليزرفيش أثناء العمل!

سواءً كانت مؤسستك تتطلع إلى أن تكون إلكترونية، أو إلى إدارة محتوى رقمي أو أتمتة العمليات ذات الصلة بالمستندات،
فإن ليزرفيش لديه نظام إدارة محتوى المؤسسات المناسب الذي يلبي احتياجاتك.