GrupoAgora2Durante años, Ágora, grupo inmobiliario con sede en la ciudad de Monterrey, Nuevo León, con presencia en todo México, utilizó el papel como medio para manejar sus facturas, registros de clientes y planos arquitectónicos. Pero este planteamiento basado en papel significaba la pérdida de importantes documentos, las labores administrativas tomaban demasiado tiempo y el personal de campo tenía problemas de acceso a los archivos que permanecían dentro de la oficina.

Hoy en día, Grupo Ágora están orgullosos de autodenominarse “oficina móvil”. El personal utiliza iPhones y iPads para comunicarse y revisar documentos digitales desde cualquier lugar y en cualquier momento.

El Problema del Papel

En 2010, el Grupo Ágora se dio cuenta de que no tenían el espacio ni el tiempo necesario para ocuparse de los documentos impresos. Los papeles ocupaban demasiado espacio y retrasaban los procesos empresariales. Por ejemplo, el departamento de cuentas por pagar conservaba los recibos de pago y los archivaba manualmente. A veces esos recibos de pago se traspapelaban o perdían por completo y los administradores se veían obligados a perder tiempo buscándolos.

Archivar esos recibos de pago consumía de por sí bastante tiempo, pero cuando las auditorias regulares requerían de estos documentos archivados, todo se retrasaban mucho más. Las solicitudes de estos documentos tenían que pasar por cuatro departamentos: cuentas por pagar, tesorería, contabilidad y finalmente archivo.

Cada departamento tenía que aprobar y procesar la solicitud, lo que generaba retrasos y embotellamientos.

De hecho, durante las auditorías los contadores tenían que esperar hasta dos días para que les entregaran los documentos necesarios.

Frustración en la Obra

El papel no sólo agobiaba a los empleados de las oficinas del Grupo Ágora, sino que sobrecargaba al personal de campo en todo México.

Cuando hay propiedades en construcción, los trabajadores del Grupo Ágora deben visitar los sitios de construcción para asegurarse de que se están
respetando los planos. El personal de campo tenía que imprimir todos los planos y llevarlos hasta el sitio de la obra; si olvidaban imprimirlos, un administrador que estuviera en la oficina tenía que escanearlos y enviarlos por correo electrónico, asumiendo que el trabajador de campo tuviera una laptop consigo.

En el peor de los casos, el trabajador de campo tendría que haberse devuelto a la oficina y conducir por aproximadamente treinta minutos. Todo el
proceso consumía tiempo y recursos valiosos, y con frecuencia el personal de campo no tenía consigo los planos de construcción necesarios para hacer
su trabajo.

Del Problema a la Solución en 30 Días

Por todos estos problemas, a finales de 2010 el Gerente de TI, Jorge Negrete, comenzó a buscar una solución de gestión de documentos que reemplazara los documentos impresos del Grupo Ágora por archivos digitales. Negrete tenía claro que el software debía que ser sencillo y fácil de usar, pero
también requería ser seguro y auditable.

Negrete evaluó tres distribuidores de software (Iron Mountain, Kodak y Laserfiche) y descubrió que Laserfiche ofrecía todo lo que el Grupo Ágora necesitaba por menos de 10% que las otras opciones. Con el apoyo de su distribuidor de Laserfiche Expert Data, Grupo Ágora adquirió Laserfiche en marzo de 2011 y un mes después ya utilizaba el software de forma regular.

Encontrar la Información Más Rápido

Desde que el Grupo Ágora instaló Laserfiche y capacitó a su personal, ha mejorado el rendimiento en diversos departamentos. Los recibos de pago que consumían tantas horas de tiempo del personal, ahora se pueden encontrar en tan solo segundos. Además de los recibos de pago, el Grupo Ágora ha convertido a formato digital muchos otros tipos de documentos, tales como:

  • Planos de arquitectura.
  • Facturas.
  • Órdenes de compra.
  • Registros de clientes.
  • Formatos inmobiliarios.

Anteriormente, estos documentos se guardaban en archivadores y escritorios. Ahora, todo se almacena en un repositorio electrónico que contiene carpetas organizadas por documentos legales, administración e inmobiliaria. Con Laserfiche, en menos de un minuto el personal puede encontrar la información que necesita ya sea en un computador o dispositivo móvil. Negrete señala que “Laserfiche es una herramienta que ha mejorado la productividad y el acceso a la información”.

Más Productivos con Tecnología Móvil

Actualmente, el Grupo Ágora tiene en uso un total de 40 iPhones y 20 iPads y todos los departamentos utilizan Laserfiche Mobile para ver la información. Considerando que gran parte del trabajo se realiza fuera de la oficina, el acceso instantáneo y remoto a la información se ha convertido en un elemento clave para el éxito de la compañía.

En particular, el departamento de TI del Grupo Ágora valora el cambio a Laserfiche. El departamento de TI desarrolló manuales digitales para ayudar a los compañeros de trabajo a solucionar problemas técnicos comunes y luego los importaron al repositorio. En consecuencia, el soporte de TI se redujo en un 50%. Si alguien necesita ayuda, el equipo de TI tiene acceso a las solicitudes de TI desde sus dispositivos móviles sin tener que estar en la oficina.

El equipo de TI valora sobre todo poder tener acceso móvil al repositorio cuando van a los sitios de construcción. Por ejemplo, si el plano de una casa nueva requiere tres televisores de alta definición, el equipo de TI debe ir al sitio y asegurarse de que tienen las salidas eléctricas adecuadas para ajustar los tres televisores de alta definición. Antes de que el departamento de TI tuviera acceso móvil a los documentos, los trabajadores tenían que imprimir los planos y llevarlos consigo al sitio de la obra; y una casa podría tener hasta 20 planos distintos de electricidad, agua y otros requerimientos de construcción. Este proceso era poco efectivo y agobiante tanto para el departamento de TI como
para los administradores de las oficinas.

Hoy en día, el personal utiliza un iPhone o iPad para ver los planos en el repositorio de Laserfiche. Es mucho más fácil llevar un pequeño dispositivo móvil al sitio de la construcción que enormes planos o una laptop, y ya no tienen que estar pendientes de imprimir los planos de una casa.

Cómo Laserfiche Respalda el Crecimiento

“Realmente no importa dónde nos encontremos”, afirma Negrete. “El elemento móvil es una característica fundamental que nos brinda Laserfiche”.Desde que se adoptó la gestión digital de documentos, el Grupo Ágora ha incrementado en un 100% sus ventas y ganancias anuales. Además, ha crecido el personal de esta empresa inmobiliaria, pasando de 65 empleados en 2010 a 300 empleados en 2014.

Con todo el tiempo ahorrado en manejo de documentos, el Grupo Ágora puede tener más personal en las construcciones para terminar las obras más rápidamente. El ahorro de tiempo es esencial en un creciente mercado inmobiliario. Gracias a los documentos digitales y a la tecnología móvil, el Grupo Ágora está preparado para apoyar a esta industria en expansión.