Grupo Materias Primas (GMP) es una empresa fabricante mexicana con sede en Monterrey. La firma, fundada en 1955, se especializa en el procesamiento, la venta y la comercialización de minerales no metálicos para la producción, entre otros productos, de vidrio, fundición y cerámica. El tamaño creciente de sus plantas de producción y de su infraestructura minera a lo largo y ancho de México exigen que GMP administre un gran número de cuentas y facturas de proveedores, además de un gran volumen de inventario.

A medida que el personal y las plantas de la firma comenzaron a multiplicarse, lo mismo sucedió con sus problemas operativos. Las facturas impresas se perdían o se retrasaba su entrega por mensajería entre las 10 plantas de GMP distribuidas por todo el país, al mismo tiempo que resultaba casi imposible localizar una diversidad de informes financieros en los enormes archivos centrales de la compañía.

Cuentas por pagar en 10 sitios a la vez

Cuentas por pagar fue el primer punto en la agenda de automatización de procesos de GMP. La distribución de facturas a través del gran número de plantas de la empresa constituía un desafío y resultaba difícil identificar al gerente y la planta a los que debían canalizarse para su aprobación. El sistema manual originaba a menudo pagos duplicados, inexactos y no autorizados.

Laserfiche se implementó en junio de 2011 y ahora las facturas fluyen en un proceso de revisión transparente y ágil. Laserfiche Workflow dirige las facturas a las carpetas correctas y, de manera automática, avisa al gerente que hay una factura que requiere su aprobación. Una vez que se liquidan, las facturas se guardan en un depósito seguro, con metadatos que permiten su búsqueda, a fin de garantizar que las facturas no se pierdan si se entremezclen con los datos de las 10 plantas de GMP.

“Gracias a Laserfiche, el control y la seguridad que tenemos sobre nuestros datos e información nunca habían sido tan robustos”, afirma Gerardo Villarreal, Gerente de Finanzas de GMP. “La mejora que obtuvimos en la búsqueda de documentos nos permite determinar con facilidad si existe un retraso en un pago y dónde sucedió ese retraso”.

Además de las mejoras en el flujo de procesos, el proceso de Cuentas por pagar de GMP se ha mejorado al agregar estados de cuenta bancarios, facturas y cuentas por pagar pendientes a un depósito compartido. El acceso centralizado a esta información permite a los gerentes tomar decisiones con respecto a pagos desde cualquier fábrica que supervisen. La implementación de Laserfiche ha hecho que los pagos inexactos de facturas sean hoy cosa del pasado.

Abriendo una nueva brecha en la realización de auditorías

Antes de Laserfiche, el proceso de recopilar los documentos financieros para los auditores era ineficaz y consumía mucho tiempo. Los auditores solicitaban entre 80 y 100 registros a la vez y los empleados tenían que buscar durante 3 ó 4 días en los archivos centrales para poder localizar los documentos requeridos. Lo lento del proceso de recopilación consumía tiempo del personal y comprometía la capacidad de la compañía de mantener transparencia ante los auditores.

Hoy en día, los auditores tienen acceso directo —e inmediato— a Laserfiche, con permisos personalizados que garantizan que sean solo ellos quienes ven la información necesaria. Los días que se gastaban en encontrar, copiar y distribuir los documentos para los auditores ahora pueden dedicarse a tareas más productivas.

Por otra parte, la integración a GMP de Laserfiche y del programa de contabilidad JD Edwards agiliza las búsquedas para los auditores. Con JD Edwards, las facturas se generan y clasifican conforme a su fecha de pago, y Laserfiche se configura de modo que se obtengan copias de las facturas originales y que se clasifiquen de la misma manera. En consecuencia, los auditores pueden ver y localizar facturas utilizando los números de referencia, las fechas y las cantidades con que se generaron originalmente.

Más administración de fábricas, menos administración de registros

Al tener que supervisar una gran cantidad de equipos y de inventario, GMP se concentra de manera muy importante en la agilización de sus procesos de administración de plantas. Antes de Laserfiche, a menudo era difícil obtener la aprobación oportuna de un supervisor. Las facturas de materias primas tenían que clasificarse en términos de la fecha de pago para luego enviarse por mensajería a la sede corporativa de la compañía para su aprobación. El proceso de colocar pedidos de inventario se llevaba hasta tres días.

Hoy en día, los empleados de las plantas ya no tienen que clasificar las facturas por su fecha de pago y se ha eliminado la necesidad de servicios de mensajería a la oficina corporativa. Laserfiche Workflow envía de manera automática copias electrónicas de las facturas a la oficina corporativa y avisa al personal pertinente que existen facturas pendientes para su revisión. Gracias a Laserfiche, GMP ya no tiene que esperar tres días para colocar pedidos de materiales que son esenciales para el funcionamiento de las fábricas.

Asimismo, la compañía cuenta ahora con la ventaja de un acceso centralizado a los registros de su inventario. Ya no se requieren las engorrosas comunicaciones de ida y vuelta entre una fábrica y otra para determinar qué materiales son necesarios en cada sitio, lo que agiliza el proceso de toma de decisiones para los gerentes financieros y de las fábricas.

Qué depara el futuro

Gracias a las mejoras integrales que produjo Laserfiche en los procesos administrativos de las plantas, de auditoría y de cuentas por pagar, GMP ya está haciendo planes para extender la utilización del software.

“Si implementamos Laserfiche en otros procesos, creemos que lograremos rendimientos de inversión y mejoras de los procesos aún mayores”, afirmó. “En este momento estamos considerando extender el software para automatizar nuestros procesos administrativos y de cuentas por cobrar”.

Afortunadamente nosotros iniciamos este proceso en el año 2011 cuando la factura electrónica era incipiente y opcional, sin embargo, sabíamos que en algún momento esta se volvería obligatoria y al suceder eso tendríamos que administrar una gran cantidad de documentos electrónicos que sin una aplicación que nos apoye en la gestión de documentos sería imposible.

Hoy el futuro nos alcanzó, hoy ya es obligatorio en México emitir y recibir facturas electrónicas y las empresas que no están preparadas para estas nuevas obligaciones podrían tener problemas para la correcta gestión de la documentación comprobatoria que exigen las autoridades fiscales.