¿Qué es ECM?

La Gestión de contenido empresarial (Enterprise Content Management, ECM) permite a las organizaciones ahorrar tiempo y dinero al gestionar sus documentos y su información de manera eficiente. Mediante el uso de tecnología interna robusta, permite que información estructurada se defina y comparta fácilmente a través de múltiples departamentos o equipos.

De acuerdo con MarketsAndMarkets, se espera que el tamaño del mercado de ECM crezca de $24 mil millones en 2015 a ]$59 mil millones antes de 2020.

$24 mil millones tamaño del mercado en 2015

 

$59 mil millones tamaño del mercado antes de 2020

ECM ayuda a las organizaciones a digitalizar sus documentos y automatizar procesos a base de documentos, lo que permite que las personas correctas accedan a la información correcta en el momento correcto. En particular, estos procesos incluyen:

Captura instantánea de documentos

Gestionar el contenido de una organización comienza con la captura, el proceso de importar información a un repositorio digital.

Almacenamiento seguro de documentos

Con sistemas de ECM robustos, las organizaciones pueden almacenar fácilmente documentos comerciales críticos en un repositorio digital y verlos o hacer ediciones instantáneamente.

Búsqueda y recuperación de texto completo

Encuentre documentos instantáneamente al identificar palabras o frases específicas dentro de texto, metadatos, anotaciones y nombres de entradas.

Automatización de procesos de negocios.

Con la automatización digital, las organizaciones pueden diagramar fácilmente los pasos de un proceso de negocios y automáticamente enrutar documentos a las personas correctas en el momento correcto.

Seguridad detallista de documentos

Tome el control de la información en toda la empresa al restringir el acceso a carpetas, documentos, campos, anotaciones y otras propiedades detalladas de documentos.

Capture, enrute y apruebe formularios de forma digital.

Reemplace formularios impresos con formularios electrónicos para capturar información de forma digital y compartirla a través de la organización.

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Manual de gestión del comprador

¿Quién utiliza ECM?

En años recientes, ECM se ha vuelto cada vez más importante y compleja debido al fraude financiero y las filtraciones de información, lo que ha resultado en una mayor regulación. De hecho, la International Data Corporation (IDC) proyecta un crecimiento de 50 veces el contenido digital de 2010 a 2020. Por lo tanto, las organizaciones que puedan automatizar y organizar procesos a base de documentos no solo tendrán una ventaja comercial, sino que también reducirán el riesgo de conformidad.

ECM puede ofrecer una solución integral para todo el ciclo de gestión de documentos, por lo que es especialmente valiosa para profesionales de IT y gerentes de negocios.

Las tecnologías de la información asumen un rol más valioso en la organización al reemplazar los depósitos de información con un punto de control central. Al ofrecer herramientas de ECM estándar que los departamentos individuales pueden personalizar, IT tiene un mejor y más rentable mantenimiento de software y hardware.

Los gerentes comerciales pueden evaluar la eficiencia en los departamentos sin detener el trabajo. La información recopilada por el software de ECM muestra quién edita y ve cada documento, cuánto le toma a cada persona revisar documentos y quién es responsable por tareas relacionadas con cada documento.

Heifer International simplificó sus
operaciones en terreno en países en desarrollo

Vea cómo Heifer International transformó su proceso de gestión de documentos con Laserfiche.

¿Cuáles son las características comunes?

Las características de ECM incluyen automatización del proceso de negocios, gestión de documentos, gestión de registros, flujo de trabajo, captura y seguridad de formularios e información.

Un sistema de ECM completamente funcional puede simplificar el acceso a documentos, lo que permite que las organizaciones eliminen la redundancia y minimicen los gastos operativos.

¿Cuál es el valor y la rentabilidad de inversión en ECM?

Con ECM, las organizaciones pueden recuperar horas perdidas, reducir los gastos generales, aumentar la rentabilidad y mejorar el servicio al cliente.

El costo promedio de procesar una factura en un ambiente con un bajo nivel de automatización puede ser hasta 20 veces mayor que en un ambiente con un alto nivel de automatización.

El costo promedio de procesar un informe de gastos en un ambiente con un alto nivel de automatización es 39% más bajo que en un ambiente con un nivel de automatización bajo. Para una organización que procesa 1000 informes de gastos mensuales, eso representa un ahorro anual de $97.680

Las organizaciones pueden recuperar rápidamente la inversión en un sistema de ECM al invertir en un software de ECM robusto, tecnologías de cálculo y redes robustas, integración de procesos, capacitación y servicios compartidos. En cualquier implementación de ECM, la meta es adaptar la solución a las necesidades de su organización. Descarge la Guía de rentabilidad de inversión en ECM para calcular los posibles ahorros de costos de organización.

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