El ritmo acelerado de la innovación tecnológica está transformando la forma en que las organizaciones gestionan sus contratos y colaboran con clientes, proveedores y socios para producir resultados comerciales. Heifer International, una organización global sin fines de lucro, está descubriendo nuevas formas para usar las herramientas tecnológicas en el campo de la crianza animal y los cultivos para ayudar a combatir la hambruna y la pobreza. Heifer se especializa en proveer agricultura y actividades comerciales sustentable para las comunidades empobrecidas en el mundo, y sus operaciones se fundamentan en la capacidad de poder revisar, aprobar y acceder a contratos legales rápidamente. “Ayudar a una sola familia podría involucrar a docenas de proveedores, varias organizaciones gubernamentales, cientos de contratistas legales y una colaboración extensiva”, dice Bob Bloom, Director Financiero de Heifer International. “Aquí es donde interviene la tecnología para ayudar a salvar vidas. El objetivo es optimizar los procesos de Heifer y utilizar Laserfiche para gestionar contratos y dar seguimiento a los documentos de proyectos que impactan a millones de familias en todo el mundo”.

 

En la actualidad, más de 10 mil millones de personas viven en pobreza, tal como lo define el análisis comparativo del Banco mundial con un nivel de vida con menos de $1.90 dólares al día. Durante más de 70 años, Heifer ha trabajado para que la gente supere ese límite, construyendo prosperidad, y comunidades autosustentables con un modelo innovador que ha crecido para servir 30 países en el mundo. Ha ayudado a más de 25 millones de familias al mismo tiempo que ha trabajado en atraer socios de alto perfil que incluyen corporaciones multinacionales importantes. Los proyectos incluyen la iniciativa para el desarrollo de la industria láctea en el este de África que afecta a Kenia, Uganda y Tanzania. En Nepal, Heifer empodera a las mujeres campesinas, y cerca de casa, Heifer ayudó a crear la Cooperativa agrícola Grass Roots Farmers y Foodshed Farms que apoyan a los granjeros sustentables, de baja escala en Arkansas conectándolos con mercados lucrativos.

Seeds of Change

La iniciativa Semillas de cambio de Heifer apoya a los granjeros de Arkansas.

Aun cuando sus logros no han sido hazaña pequeña, Heifer está comprometido no solo con reducir el hambre mundial, sino en erradicarla por completo. “Nuestra meta es sacar a 4 millones de familias de la pobreza para 2020”, dice Bob Bloom, Director Financiero. Para lograrlo, el equipo de liderazgo de Heifer decidió aumentar el trabajo de la organización y diversificar los flujos de ingresos. Antes de poder hacerlo, la organización tuvo que incrementar la eficiencia utilizando tecnología con un software de gestión de contenido empresarial (ECM). “Necesitamos gestionar nuestro contenido de mejor manera. Es un componente clave para nuestra estrategia de plataforma global”.

Una transformación tecnológica

En 2010, Heifer comenzó a revalorar sus sistemas centrales, incluyendo la gestión de documentos. “Las necesidades que tenemos hoy en día son totalmente diferente, requerimos mucha mayor capacidad en términos de cómo gestionamos y reportamos esos proyectos”, dice Bob, quien supervisa toda la tecnología en los sectores financieros, de tesorería e información, así como las actividades de recursos humanos para la organización. “Hemos desarrollado una estrategia para aumentar nuestra escala, diversificar los ingresos y construir una plataforma tecnológica de soporte que nos permita realizar seguimiento de nuestros procesos, crear reportes y proveer transparencia”. Los donadores se están enfocando en proyectos de gran escala en comunidades específicas y la escalabilidad requiere un nuevo nivel de informes y rendición de cuentas. Algunos proyectos requieren múltiples corporaciones donativas. Dedicado a ser constante en su transparencia y cumplimiento, Heifer debe monitorear los proyectos que frecuentemente involucran cientos de contratos, memorandos de entendimiento, acuerdos de trabajo y otros documentos relevantes. En combinación con documentos y materiales adicionales de mercadotecnia, historias de campo y videos, Heifer se encontró con una saturación de contenido. La nueva estrategia de la organización incluyó la selección del software para ECM de Laserfiche en el 2014 para corregir los problemas que Bloom y su equipo identificaron, entre los cuales estaban:

  • Miles de contratos pendientes de revisión, sin un sistema automatizado para dar seguimiento a las diferentes versiones o estatus de la revisión y aprobaciones
  • Falta en la diseminación de contenido a las oficinas y ubicaciones del proyecto, que facilitaron los silos organizacionales y obstaculizaron el crecimiento.

Heifer necesitaba compartir el contenido y el conocimiento de todos sus proyectos. El personal en ubicaciones remotas que trabajaba con familias en países en desarrollo necesitaba contar con la capacidad de colaborar con el personal en las oficinas centrales en Little Rock, Arkansas. “Las ideas no se compartían en la organización”, explica Bloom. Aunque Heifer depende en las relaciones entre los miembros del equipo y las comunidades, y las redes locales de organizaciones no gubernamentales (NGOS), está optando por la idea de avanzar hacia un entorno de trabajo digital en el cual se refuercen las relaciones personales con la cooperación en línea. “Necesitamos innovación”, dice Bloom. “Necesitamos tecnologías que puedan ayudarnos a cumplir nuestra misión de una mejor manera, y con mayor rapidez”.

Legal Department Folder Structure screen shot

Estructura de la carpeta del departamento legal de Heifer

El software de ECM Laserfiche permitió al personal agilizar el proceso de gestión de contratos con el uso de formularios electrónicos y al proveer múltiples soluciones para la automatización del flujo de trabajo. Heifer también automatizó el proceso de solicitudes de cuentas en la red para otorgar, revocar, y cambiar el acceso a sus aplicaciones medulares con el uso de Laserfiche Forms y Workflow. Esto ayudó a facilitar el cumplimiento con normativas y a proteger información confidencial. Bloom resaltó las áreas clave en que el software de ECM Laserfiche podría optimizar aún más la eficiencia en Heifer:

  • Acuerdos para asociados: Continuar con la automatización del proceso de acuerdos para asociados utilizando Laserfiche Workflow para proveedores externos, vendedores y agencias gubernamentales locales
  • Gestión de archivos: Optimizar la gestión de documentos y los procesos de gestión de archivos, separando los silos e incrementando la rendición de cuentas y la transparencia.
  • Solicitudes de cambio de personal: Gestionar cambios en estructura del personal (por ejemplo, ascenso, etc.) de forma rápida para ayudar al crecimiento de sus recursos de personal

“Nuestra visión para el futuro es utilizar Laserfiche para que todos nuestros trabajadores de campo, independientemente de dónde se encuentren, interactúen con documentos, encuentren archivos y envíen formularios, todo desde sus dispositivos móviles”, explica Cedric Lambert, Director de Tecnología de la Información en Heifer. La integración ha ayudado a la organización en su objetivo de alcanzar a más familias y comunidades, optimizando proyectos existentes, lo que ayuda a que a las comunidades crezcan. “Estamos explorando las puertas que esta experiencia ha abierto, estamos emocionados sobre lo que podremos logar”, comparte Bloom. “La automatización de los procesos de negocio internos con uso de los formularios electrónicos y flujos de trabajo Laserfiche forma parte de nuestra transformación tecnológica, lo que posibilita nuestra misión de combatir el hambre y la pobreza”.

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