Ubicado al norte de Detroit, el condado de Oakland, Michigan, cuenta con más de 60 ciudades, pueblos y municipios con más de 1.2 millones de habitantes dentro de sus límites estatales. Con el liderazgo del Director Ejecutivo de Información (CIO, por sus siglas en inglés) Phil Bertolini, quién fue inducido al salón de la fama de CIOs en 2017, el condado tiene un compromiso permanente con la innovación lo que ha resultado en iniciativas galardonadas, como la iniciativa G2G Marketplace (un recurso en línea para que los gobiernos investiguen, adquieran e implementen soluciones tecnológicas y servicios profesionales), y Automation Alley, una asociación empresarial para la tecnología y manufactura sin fines de lucro.

“En resumen, mi trabajo consiste en trabajar con un equipo que provee innovación y colaboración para optimizar el servicio al cliente en el Condado de Oakland”, dice Bertolini.

El equipo de tecnología de la información (IT) del condado de Oakland evaluó su sistema de gestión de documentos, que cada vez consumía más tiempo y era más costoso de mantener y actualizar a la par de la constante de transformación digital del condado.

Trabajo para mejorar el acceso a la información y los procesos de automatización

Tras evaluar un número de opciones, el condado eligió la solución de gestión de contenido empresarial de Laserfiche para reemplazar su sistema existente. “El equipo Laserfiche fue capaz de crear un prototipo y nos mostró maneras de cómo podríamos usar el software en toda nuestra organización”, dice Kevin Bertram, Líder de aplicación de servicios de IT. “Ese fue un factor clave para nosotros”.

El condado de Oakland ahora está implementando Laserfiche en sus departamentos y unidades comerciales que incluyen los tribunales del condado, para proveer un mejor acceso a la información y automatizar las funciones gubernamentales más importantes.

“Deseamos hacer esos procesos más eficientes, más automáticos y optimizarlos para el público”, dice Bill Jobes, Gerente del programa en el condado de Oakland. “Para crecer, debemos innovar.”

Empleados y ciudadanos al control de sus procesos

Al utilizar Laserfiche para digitalizar la información y automatizar los procesos, el condado de Oakland se concentra en impulsar a los empleados gubernamentales para que agilicen las operaciones y optimicen los servicios al ciudadano.

Los beneficios incluyen:

  • Reducción del tiempo que el personal de IT usa para mantener y dar soporte al sistema existente
  • Aumento en el acceso a la información para empleados gubernamentales autorizados
  • Acceso las 24 horas a la información pública y servicios para ciudadanos a través de los portales en línea
  • Mejores informes y análisis de datos para los líderes de departamentos, para que puedan tomar decisiones informadas para la asignación de recursos.
  • Transparencia optimizada en los procesos para ciudadanos que desean mantenerse informados sobre el estatus de sus solicitudes de servicios

Siempre estamos en busca de oportunidades para ser más eficientes y reducir realmente los costos por servicios o costos por unidad”, dice Bertram. “No para obtener ganancias como en el sector privado, sino para tratar de reducir el costo de los servicios para nuestros constituyentes, y utilizar los impuestos en los sectores apropiados”.

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