El Departamento del Alguacil del condado de Los Angeles (LASD), es el Departamento de Alguacil más grande del mundo y la cuarta agencia de policía más grande en los Estados Unidos que provee servicios policiales a más de 3 millones de residentes.

En 2015, LASD identificó la necesidad de aumentar sus equipos de respuesta, crear una nueva fuerza de trabajo e implementar más estrategias de prevención, como los programas después de clases para la juventud en riesgo. Para el reclutamiento, el departamento utiliza revisiones meticulosas de antecedentes y un programa riguroso de capacitación.

El proceso de contratación para los asistentes del alguacil de LASD había permanecido casi sin cambios durante 15 a 20 años, y en el transcurso del proceso de contratación se generaba un “expediente” con la información de antecedentes que en ocasiones llegaba a rebasar las 1,000 páginas individuales. La gestión de cada expediente causaba problemas con la eficiencia del manejo, seguridad y retención de documentos, ya que se recibían alrededor de 2 millones de páginas por más de 8,000 solicitantes elegibles al año.

Los solicitantes en ocasiones debían esperar entre 6 y 18 meses solo para llegar a la primera fase de aprobación. En esta fase, se requería que LASD creara un resumen del expediente y lo enviara a dos niveles de aprobación. Debido a que LASD procesaba un promedio de 5,000 resúmenes de los expedientes al año, la generación de los resúmenes tomaba 10,000 horas. Además de la creación de esos documentos físicos, LASD necesitaba transportarlos y almacenarlos en una ubicación externa después de la auditoría de fin de año. A efecto de contratar los mejores candidatos, LASD necesitaba eliminar las ineficiencias, disminuir la redundancia en el proceso de contratación y optimizar la participación con los candidatos.

“Necesitábamos poder crear un nivel abierto de comunicación con nuestros solicitantes, para ayudarles a tener un interés personal no solo en la aplicación de la ley, sino de unirse al Departamento del Alguacil del condado de Los Angeles”, dice la Comandante de LASD Judy Gerhardt.

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LASD transformó su proceso de contratación de auxiliares del alguacil para cubrir las necesidades cambiantes del condado.

Se optimiza la eficiencia en el proceso de contratación

LASD investigó una variedad de soluciones y descubrió que el gestor de contenido (ECM) Laserfiche proporciona un nivel de flexibilidad para la automatización de los procesos de recursos humanos (RH) que compaginaban con las necesidades específicas del departamento.

“Laserfiche cumple con nuestras necesidades de gestión de contenido y se amolda fácilmente a nuestros objetivos”, dice Andres Bilbao, Auxiliar del Alguacil para proyectos especiales. “Las actividades flexibles de flujo de trabajo nos mostraron cómo podríamos alcanzar nuestros objetivos actuales y al mismo tiempo preparar el terreno para objetivos futuros que aún están por determinarse”.

Sin embargo, la necesidad crítica era atraer rápidamente más talento de alto nivel, manteniendo el nivel de precisión y cumpliendo con las directivas de contratación. LASD usa Laserfiche Forms y Workflow para la automatización de RH, que captura electrónicamente lo que se imprimía previamente en miles de páginas de papel.

Personal History Statement

Los solicitantes reciben un vínculo para presentar una declaración de su historia personal que LASD usa para capturar información por medio de metadatos en 1,600 campos únicos.

“Laserfiche Forms es nuestro portal al mundo. Tiene la capacidad de estandarizar un formulario y enviarlo por correo electrónico u hospedar un vínculo al formulario que nos permite recopilar información de forma eficiente”, dice Bilbao. “Laserfiche Workflow, por otra parte, es nuestro ayudante invisible. Utilizaremos Workflow cada vez más en nuestros procesos de revisión de antecedentes y con el departamento completo”.

Como Bilbao infiere, los beneficios de implementar la solución Laserfiche en la automatización de RH en LASD fue más allá del ahorro de papel, al permitir al departamento eliminar formularios redundantes y tareas innecesarias. El lapso de tiempo para la contratación finalmente se redujo, lo cual es importante para que el departamento pueda competir con otras agencias en la carrera por contratar solicitantes de alta calidad.

Adicionalmente, toda la información del solicitante ahora es fácilmente accesible vía metadatos, y Laserfiche envía actualizaciones por correo electrónico a candidatos durante el proceso, mejorando la relación entre la organización y sus solicitantes. Laserfiche Workflow también archiva la información de forma segura, facilitando la recuperación durante las auditorías anuales que practica el Concilio de formación y estándares de competencia.

Un futuro optimizado y sin papel

“Al reducir nuestras ineficiencias, involucrando a nuestros solicitantes y dedicándonos a un sistema que provee un marco de tiempo de contratación competitivo, podemos continuar cumpliendo nuestras metas de contratación al máximo”, explica Gerhardt.

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Todd Rogers, Asistente del Alguacil, recibe el reconocimiento Run Smarter Award de Laserchife entregado en la conferencia de Empower de Laserfiche, con el cual se reconoció la innovación con la iniciativa de contratación

Al automatizar y transformar la contratación de RH con Laserfiche ECM, LASD logro:

  • Reducir el tiempo de contratación que era de hasta 18 meses, al reestructurar el proceso, eliminando ineficiencias y estableciendo procesos paralelos
  • Utilizar notificaciones personalizadas por correo electrónico para interactuar con los candidatos en el proceso de contratación
  • Establecer objetivos base para los informes y el proceso
  • Mantener la seguridad durante todo el proceso, incluyendo el archivado y almacenamiento de los expedientes por el tiempo de retención apropiados

LASD continúa incrementando la eficiencia con el uso de automatización de RH para eliminar redundancias. Adicionalmente, LASD busca nuevas formas para agilizar las operaciones pendientes en la oficina, que incluyen la digitalización de archivos de empleados, lo que daría más tiempo a los empleados para concentrarse en los servicios que afectan directamente a los residentes de Los Angeles.

“Laserfiche nos permite funcionar de una manera más ágil y también concentrarnos en los detalles para los que nunca antes habíamos tenido tiempo o aun imaginado que fueran una opción. Nos propusimos reemplazar un rastreador desactualizado y terminamos reinventando lo que hacemos” dice Bilbao.

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