Barranquilla es una ciudad cosmopolita y uno de los puertos más grandes en la región Caribe del norte de Colombia. El crecimiento urbano y desarrollo económico acelerado han transformado la región en un centro turístico y una comunidad empresarial activa.

La Cámara de Comercio de Barranquilla ofrece sus servicios a más de 72,000 compañías que operan en el norte de Colombia y tiene la responsabilidad de gestionar miles de solicitudes de registro anualmente. Para mantenerse a la par del desarrollo dinámico del área, la cámara recurrió a Laserfiche para transformar digitalmente sus operaciones para darle a sus afiliados la capacidad de acceder a servicios esenciales en línea. La iniciativa cumplió con los requisitos gubernamentales y eliminó el costo aproximado de $50,000 anuales por la digitalización de documentos. Asimismo, el uso de Laserfiche creó nuevas oportunidades para ofrecer servicios en línea de una manera conveniente y rápida al automatizar otros procesos esenciales rápidamente.

Adaptación al nuevo mercado

Si bien en la actualidad, la Cámara de Comercio de Barranquilla se enorgullece en promover la competitividad y la prosperidad económica en la región, en el año 2015, los procesos de la cámara no estaban a la par con el ritmo de crecimiento acelerado de la región. Durante ese año, el gobierno colombiano ordenó que los servicios de la cámara fueran accesibles en línea para cumplir con las expectativas comerciales actuales y permitir que el país compitiera en la economía global de hoy en día.

«Uno de nuestros mayores desafíos en el área de servicio al cliente fue hacer la transición de nuestros servicios tradicionales ofrecidos en sitio a servicios accesible en línea», dijo Jorge Andon, Abogado de registros públicos para la cámara. «Necesitábamos una plataforma que pudiera de una manera rápida y segura satisfacer las solicitudes relacionadas a los registros para más de 70,000 afiliados». Entre los servicios que la cámara ofrece se encuentran las solicitudes para la creación legal de negocios, modificación de la información de la compañía y renovaciones y disolución de empresas.

Antes, para procesar estas solicitudes, era necesario que los ciudadanos viajaran o enviaran por correo postal los documentos necesarios a la oficina de la cámara en Barranquilla. Por ejemplo, para crear una empresa, se debía presentar cierta documentación como estatutos de incorporación y formularios estandarizados, que al ser recibidos, se revisaban por un abogado que se aseguraba de que cumplieran con los requisitos legales. Si la documentación estaba en orden, se registraba y creaba la empresa. Si la información estaba incompleta o no cumplía con los requisitos legales, el proceso se retrasaba ya que los documentos se tenían que devolver a la parte solicitante, actualizarse ​​según fuera necesario y enviarse nuevamente a la cámara.

«Regresar la documentación al solicitante constituía alrededor del 20% de nuestras operaciones, lo que representaba muchas horas de trabajo», dijo Andon.

Además de agilizar este proceso, la cámara también necesitaba poner a disposición ciertos documentos en línea como parte de la iniciativa del gobierno para aumentar la transparencia en acceso a la información pública.

Después de evaluar varias soluciones, la cámara seleccionó a Laserfiche, lo que le permitió transformar sus servicios digitalmente al mismo tiempo que ofrecer un lugar centralizado para administrar documentos y ponerlos a disposición del público. «Laserfiche cumplió con nuestras expectativas con respecto a la seguridad de la información y la integración con otras aplicaciones esenciales», agregó Andon. “También descubrimos que Laserfiche se caracteriza por soluciones innovadoras en la industria de software de gestión de documentos. Tener un Proveedor de Soluciones certificado de Laserfiche ubicado en Barranquilla fue otro factor determinante».

«Como una empresa colombiana con muchos clientes, entendemos los desafíos que enfrentó la Cámara de Comercio de Barranquilla», dijo Jaime Barrios Pérez, CEO de Gestech, el Proveedor de Soluciones de Laserfiche que implemento la solución en la cámara. “Laserfiche es una gran plataforma para la cámara, ya que satisface las necesidades actuales de transformación digital, al mismo tiempo que les permite crear nuevas soluciones y mantener la escalabilidad para el crecimiento futuro”.

 

Optimización de servicios para los afiliados y empleados

La cámara transformo su proceso de matriculación en papel a un proceso en línea al crear un portal público en Laserfiche en el cual los afiliados pueden enviar formularios electrónicos para registrar sus licencias comerciales, actualizar información operativa y enviar otras solicitudes.

En lugar de tener que llenar páginas de documentos y producir copias físicas para que los empleados de la cámara los escanearan, los afiliados ahora pueden ingresar al portal en línea de la cámara y completar un formulario electrónico de Laserfiche para solicitar el servicio deseado. Allí mismo, los afiliados pueden cargar documentos relacionados con el registro público de su empresa, tales como artículos de incorporación y estatutos, nombramientos de directores y administradores, o documentación de bancarrota o liquidaciones.

Para agilizar el proceso para los empleados de la cámara, la cámara diseño en Laserfiche un flujo de trabajo automatizado que envía la información a un abogado de registro público para su revisión. Si los documentos cumplen con los requisitos legales, el abogado los aprueba y Laserfiche envía una factura de impuestos y servicios al afiliado para que pueda procesar el pago en línea o personalmente en las oficinas.

«El hecho de poder solicitar servicios en línea representa una serie de beneficios para los usuarios, como una reducción en gastos de viaje y en el tiempo de procesamiento», dice Andon.

Una vez que se realiza el pago, los documentos se ingresan en el registro público (acción que se realiza por una aplicación integrada con Laserfiche) y están disponibles en línea al público través de un portal de Laserfiche. Como parte del flujo de trabajo, Laserfiche envía una carta de notificación al afiliado una vez que se ingresan los documentos; sin embargo, si los documentos no cumplen con los requisitos legales, Laserfiche notifica al afiliado y el sistema le permite al afiliado cargar los documentos corregidos utilizando el mismo número de solicitud el cual es válido por un mes.

“Al reducir el retorno de documentos, también reducimos las solicitudes de reprocesamiento. Como abogado, si tengo una solicitud y la tengo que volver a mandar, entonces la cámara debe realizar todas las acciones nuevamente: recibirla, revisarla y escanearla”, dice Andon. «Al ser capaces de reducir el porcentaje de documentos devueltos nos ahorra tiempo, esfuerzo y dinero».

El proceso automatizado ha acelerado el tiempo de respuesta de la cámara dramáticamente, lo que permite un mejor servicio al cliente.

“Algunas cámaras de comercio tardan entre 10 a 15 días en procesar solicitudes de registro, a nosotros nos toma menos 24 horas procesarlas. Otras cámaras han notado el trabajo que hemos realizado para resolver estos problemas y ofrecer un servicio tan rápido.”

—Jorge Andon, Abogado del Registro Público de la Cámara de Comercio de Barranquilla

Oportunidades de crecimiento para los negocios colombianos

Como resultado de la implementación de la solución Laserfiche, los ahorros en toda la organización incluyen una reducción en el tiempo que los empelados invertían en recibir, escanear y regresar documentos. La cámara también ha permitido a los usuarios corregir documentos grandes sin devolverlos mediante la función de control de versiones de Laserfiche que permite a la organización modificar documentos mientras mantiene un registro de los cambios, así como mantener los originales intactos. Las mejoras en la gestión de procesos han reducido el riesgo de denuncias y multas por la comisión regulatoria.

Como consecuencia del éxito de la cámara con el proceso de solicitudes de servicio de afiliados, la cámara ha implementado Laserfiche en casi todos sus departamentos incluidos contabilidad / finanzas, recursos humanos, asuntos legales, operaciones, ventas, ejecutivo, tecnología de la información, mercadotecnia y gestión de registros.

«La cámara ahorra aproximadamente $50,000 por año como resultado directo de nuestros servicios en línea», dice Andon. «También hemos visto un aumento en el ROI en toda la organización que aún no se ha determinado».

Los procesos automatizados también han permitido que la cámara tome decisiones basadas en datos. Al utilizar la función de informes y analítica en Laserfiche, la cámara crea informes en tiempo real sobre el estado de los procesos lo que ha impulsado la toma de decisiones más rápidas y un mejor servicio al cliente. Esto ha representado una mejora en la reputación de la organización a nivel nacional.

«Implementamos Laserfiche en la cámara por dos razones particulares: ofrecer servicios de registro en línea y compartir nuestros documentos públicos en línea para que las personas puedan acceder a ellos», explica Andon. “Pero los beneficios que recibimos fueron mucho más que eso. Los problemas que habíamos tenido en la cámara durante años, podíamos resolverlos en solo un par de semanas. Diseñar e implementar procesos en Laserfiche es muy fácil. Si puede imaginarlo, puede hacerlo”.

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