Se fomenta el éxito estudiantil al digitalizar los formularios de matriculación y ayuda financiera

College of the Desert en Palm Desert, es una de 112 instituciones en el sistema de colegios comunitarios de California, y cuenta con una matriculación de 13,000 alumnos. El proceso de matriculación era inconveniente e inconsistente y estaba basados en archivos en papel. Al año se procesan entre 20 y 30 mil documentos y se da un alto volumen de servicios a alumnos foráneos.

“Con formularios en papel, los alumnos tenían que viajar hasta tres horas para presentar sus documentos o completar sus expedientes”, dice la Dra. Annebelle Nery, Decano ejecutivo y jefe de servicios de matriculación. “Las filas de alumnos en el mostrador eran muy largas. Una vez que los alumnos llegaban al frente de la línea, se encontraban extremadamente frustrados debido a que se habían perdido sus documentos o estaban en alguna etapa del proceso, pero nadie estaba seguro dónde exactamente”.

Las solicitudes de información se canalizaban a través de hasta cinco departamentos a efecto de recopilar y completar el archivo del alumno. Los sistemas de registro estaban aislados de los sistemas de información del alumno (SIS), y los miembros del personal debían buscar en múltiples ubicaciones para encontrar y completar el archivo del alumno.

Estandarización del acceso a registros en el campus

Para mejorar la eficiencia operativa, el colegio  reemplazó 20 diferentes formularios en papel con formularios electrónicos de Laserfiche que fueron instantáneamente accesible a través del portal en línea del alumno.

Ahora los alumnos pueden ver, completar, firmar y enviar sus solicitudes de grado académico, cambio de especialidad y otros formularios estudiantiles, todo en un portal en línea. Una vez que se envía un formulario, Laserfiche automáticamente:

  • Los envía al empleado y departamento apropiado para su procesamiento.
  • Envía correos electrónicos al alumno sobre el estatus durante el proceso de revisión..
  • Anexa los documentos al expediente del alumno correspondiente en el sistema de información de estudiantes.
student forms

Los campos de metadatos en formularios electrónicos rastrean el estatus exacto de la solicitud en cada etapa del procesamiento del expediente.

Hoy en día, todos los formularios para estudiantes de College of the Desert se recibe electrónicamente a través de Laserfiche. El colegio también automatizó 50 procesos, entre ellos los procesos para:

  • Peticiones
  • Matriculación concurrente
  • Verificación de matriculación
  • Cambio de nombre
  • Solicitudes para agregar una clase
  • Liberación de información

Ahora todos los departamentos acceden y usan un sistema de administración de documentos centralizado, reduciendo los costos de mantenimiento y soporte de informática (IT). Los miembros del personal no solo comparten información de manera más eficiente con los alumnos, también colaboran con otros departamentos para reducir el volumen excesivo de papel y esfuerzos innecesarios de archivo.

Mejoras en la satisfacción de alumnos y la acreditación con un software de gestión de archivos

Mejoras en la satisfacción de alumnos y la acreditación con un software de gestión de archivos

Con Laserfiche, los departamentos de admisión, registros estudiantiles y servicios financieros ahora toman 40% menos tiempo para procesar las solicitudes y peticiones. Las consultas de los alumnos y las filas en el mostrador de servicios disminuyeron significativamente ahora que los alumnos reciben notificaciones por correo electrónico sobre sus solicitudes.

“Ya no tenemos llamadas telefónicas de alumnos frustrados. Ahora recibimos llamadas de otros departamentos que desean usar Laserfiche”, dice la Dra. Nery.

Esas mejoras no han pasado inadvertidas:

  • El colegio cumplió las normas de acreditación al poder ofrecer los principales servicios del campus a centros de extensión y alumnos en línea.
  • Los niveles de satisfacción de los alumnos se elevaron rápidamente y la Junta de accionistas felicitó al colegio por la iniciativa Laserfiche.
  • Recientemente, el colegio recibió el reconocimiento de modelos de eficiencia de University Business Magazine que reconoce a las instituciones con dominio empresarial y experiencia tecnológica.