TN Americas, una división de AREVA Inc., es líder en el mercado de almacenamiento nuclear en contenedores secos, proveyendo soluciones para el almacenamiento interino de combustibles usados, desperdicios radioactivos, y otros materiales radiactivos. Sesenta por ciento de los operadores de plantas nucleares en los Estados Unidos usan las soluciones para combustibles de TN Americas. Los ingenieros registran cada aspecto de las operaciones, lo que resulta en la generación de cientos de archivos cada semana, que incluyen archivos técnicos, órdenes de compra y documentos relacionados a contratos.

“Debido a que nos dedicamos a la industria nuclear, la gestión de documentos es extremadamente importante, somos objeto de muchas auditorías”, dice Gloria St. Denis, Consultor de Gestoría de Archivos para TN Americas..

Mientras TN Americas gestiona sus archivos con el gestor de contenido Laserfiche, AREVA usa un sistema diferente. Esta complejidad agregada recientemente causó que TN Americas revisará su gestión de archivos y procesos relativos con el propósito de mejorar la precisión y eficiencia al mismo tiempo que ahorrar tiempo y dinero.

Cambios en el almacenamiento de documentos

Aunque la compañía ha usado Laserfiche como un repositorio de documentos por varios años, la compleja configuración de carpetas de documentos obstaculizó la capacidad de los empleados para encontrar información crítica con rapidez.

“Laserfiche no fue el problema. El problema fue la forma en que se configuró”, dice St. Denis. “La empresa aisló la información y todas las plantillas de documentos fueron segmentadas en cada departamento”.

“Realmente era necesaria una reingeniería para contar con una estructura común, de forma que los usuarios pudieran cubrir las necesidades de sus clientes y las necesidades de cuerpos regulatorios, como las de la Comisión Regulatoria Nuclear, cuando tenemos auditorías”, dice Mark Stone, Arquitecto Técnico en TN Americas.

“Es necesaria una buena administración y organización”, agrega St. Denis.

A efecto de proveer al personal con un acceso fácil a la información, la compañía necesitaba simplificar y estandarizar su programa de gestión de archivos en Laserfiche.

Acceso a archivos centralizados

Con uso del sistema de análisis de St. Denis, la compañía creó una plantilla estándar para documentos con algunos campos claves de metadatos. Los formularios en línea ahora posibilitan que cualquier empleado pueda enviar un documento nuevo al equipo de control de documentos usando esta plantilla, automatizando y estandarizando la clasificación y almacenamiento de documentos. Ahora el personal puede encontrar cualquier archivo de ingeniería, archivo de diseño, archivo de compras o cualquier otra documentación del cliente o proveedor con solo tocar algunas teclas, independientemente del origen de la información.

“El objetivo fue posibilitar al personal para que pudiera encontrar la información que buscaba”, dice St. Denis. “En lugar de pensar en Laserfiche solo como un lugar para colocar los documentos electrónicos, organizamos y estandarizamos todo. Eso simplificó mucho el proceso”.

Los beneficios incluyen:

  • Los documentos se envían, clasifican, y encuentran usando los mismos estándares para toda la empresa, sin importar dónde se crearon inicialmente en la compañía
  • Las auditorías se completan con mayor rapidez y eficiencia
  • Se mejoró la satisfacción del personal y administración con el acceso a los documentos

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