North County Transit District administra las operaciones de transporte público en el área norte del condado de San Diego, que incluyen las operaciones del tren ligero y los sistemas ferroviarios y comunitarios, autobuses y transporte para discapacitados.

“Movemos aproximadamente 12 millones de personas al año”, dice Sonya Finley, Coordinador de Control de Documentos. “Somos pequeños en tamaño, pero llevamos la carga pesada en el sistema de tránsito”.

Mantener un acceso adecuado a los registros públicos es importante para el cumplimiento con los requerimientos regulatorios. Como una organización de transporte, los procesos clave para el distrito de tránsito, como la confirmación de que los miembros del personal siguen los procedimientos operativos estándar, también garantizan la seguridad de las operaciones para millones de pasajeros.

Dejar los viajes compartidos

En el pasado, el distrito de tránsito almacenaba documentos relacionados a viajes compartidos sin un método de organización estandarizado, dificultando al personal encontrar la versión correcta para las solicitudes de información pública y nuevos proyectos. “Si no puedes encontrar los documentos, en realidad no puedes hacer negocios”, dice Finley.

Para mejorar la eficiencia del personal, el distrito de tránsito necesitaba crear una estructura centralizada para la gestión de documentos y un repositorio organizado para la retención de archivos.

Optimizando la retención de archivos

Al usar Laserfiche, el distrito de tránsito creó un repositorio organizado para los archivos públicos, así como estructuras documentales específicas para el departamento “Si se encuentran en un lugar centralizado, mi trabajo es más fácil al momento de practicar la destrucción de archivos”, dice Finlay.

El distrito de tránsito también usó Laserfiche para agregar flujos de trabajo y formularios electrónicos para automatizar procesos como las solicitudes de vacaciones y la contratación de nuevos empleados. “El documento fluye por el proceso, y automáticamente la persona recibe el documento. Esta lo llena y lo transfiere a la siguiente etapa”, dice Finley. “Nada se pierde en el escritorio de alguna persona”.

Los beneficios incluyen:

  • Reducción de tiempo de personal invertido en la recuperación de documentos por solicitudes de la ley de libertad de acceso a la información (FOIA)
  • Envío, revisión y aprobación de contratos, solicitudes de descanso, reportes de personal, aprobaciones de proyectos y más, más rápido
  • Un proceso de retención y destrucción de archivos más organizado y en cumplimiento con regulaciones

“Cuando el personal llega en la mañana, abren Laserfiche. Esto se ha convertido en parte de la rutina diaria”, agrega Finley. “Cuando tenemos ese proceso de aprobación, las cosas se aclaran y revisan oportunamente. Esto asegura que todo nuestro personal y aun los contratistas siguen los procedimientos operativos estándar de forma que podemos asegurar la seguridad de nuestros pasajeros”.

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