Nuevo proceso de apertura de cuenta en 30 minutos con Hanson McClain

Digitalización de solicitudes en papel e incorporación de clientes

Hanson McClain es una empresa independiente de asesoría en inversiones que provee servicios de consultoría financiera a más de 4,000 hogares en todo el mundo. Tiene oficinas centrales en Sacramento, CA y la empresa tiene aproximadamente 20 mil millones de dólares en activos bajo su administración.

Para agilizar los servicios al cliente, la empresa buscó una tecnología de gestión de documentos para automatizar su nuevo proceso de apertura de cuentas. Con solicitudes en papel, la incorporación de nuevos clientes significaba que la empresa debía preparar pilas de formularios en papel y enviarlos individualmente por correo postal entre consultores, representantes del cliente (CSR), el departamento de caja de la empresa, cliente y custodio, un proceso que tomaba entre 3 a 7 días y con frecuencia retrasaba las transacciones importantes del cliente.

“Los documentos para la apertura de cuentas nuevas son extremadamente urgentes. En ocasiones, debíamos interrumpir a los asesores durante sus reuniones para obtener una firma”, dice el Director de Tecnología de la Información Barry Chapman ll. “Estábamos buscando un sistema para eliminar el papel y que contará con un flujo de trabajo eficiente, al mismo tiempo que cumpliera con las regulaciones de la Comisión de intercambio de valores (SEC) y la Autoridad regulatoria de la industria financiera (FINRA) y que tuviera una fuerte capacidad de integración”.

Tras una demostración del software Laserfiche, Chapman decidió que las herramientas configurables de Laserfiche Workflow fácilmente podrían cubrir las necesidades operativas de la empresa.

Apertura de nuevas cuentas en solo 30 minutos

Chapman y su equipo automatizaron el proceso de apertura de cuentas al integrar el software de gestión de documentos Laserfiche con DocuSign, su sistema de gestión de relaciones con el cliente (CRM) Tamarac, y la aplicación Laser App. Al interconectar esos sistemas, se puede revisar la documentación del cliente, firmar y finalizar en menos de media hora:

• Laserfiche obtiene el archivo del nuevo cliente del sistema Tamarac y lo transmite a Laser App.

Laserfiche facilita la transferencia de información de clientes nuevos entre el sistema de CRM y la aplicación Laser App.

• Laser App automáticamente llena el formulario electrónico con la información del nuevo cliente.

Automating form filling eliminates manual paperwork.

• El sistema automáticamente identifica quien debe recibir el formulario y después lo transfiere a un CSR para su revisión.
• El asesor correspondiente firma electrónicamente el formulario con DocuSign.
• El custodio y el cliente reciben una copia del formulario para aprobación final.

En comparación al proceso que se tenía previamente, este proceso nuevo ha generado un ahorro de tiempo equivalente a una semana. El proceso no solo es más rápido, sino que asegura la rendición de cuentas del personal de principio a fin.

“Si un documento no se ha revisado en 24 horas, el sistema envía un correo electrónico a la persona responsable”, dice Chapman. “Si el mismo documento sigue sin cambios por más de 72 horas, el sistema envía un correo electrónico al jefe de esa persona.”

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Creando un cumplimiento integral con SEC y FINRA

Optimizar las operaciones fue solo parte de la actualización de la gestión de información para Hanson McClain. La empresa también necesitaba una funcionalidad integral de cumplimiento para acatar las normas estrictas de su industria.

“SEC y FINRA requieren que la empresa utilice un cierto tipo de tecnología para la gestión de documentos, como un software de base de datos inalterable”, dice Chapman”. “Nuestra investigación demostró que la tecnología Laserfiche no solo es más flexible, sino que también ofrece la opción de usar numerosas características que se pueden agregar”.

Una característica que simplifica la preparación de auditoría es la capacidad de registrar eventos en Laserfiche, ya que rastrea la creación, eliminación y modificación de documentos.

“Nuestro sistema registra toda posible interacción con un documento”, dice Chapman. “Aun si se elimina un documento, estará disponible en el repositorio de Laserfiche y podemos ver quién lo modificó.”

La integración con DocuSign en la empresa también verifica la identidad de quien firma el documento. Las preguntas detalladas de seguridad, verificación del número de seguro social y códigos de acceso mantienen la integridad de las transacciones del cliente y previenen el fraude.

“Es sorprendente cuando se consideran los ahorros de tiempo”, dice Chapman. “Estimamos que Laserfiche nos ahorra hasta una hora por documento”. Tomando en consideración el promedio estimado de 165 documentos procesados al día, Laserfiche produce ahorros anuales de tiempo de aproximadamente 41,415 horas.