Se optimiza la eficiencia en Recursos Humanos (RH) con formularios para empleados actualizados

  • Pérdida de documentos
  • Archivado inconsistente de documentos
  • Falta de seguridad y confidencialidad
  • Incumplimiento de revisiones a tiempo
  • Falta de transparencia
  • Pérdida de tiempo (se dedicaban hasta 10 horas a la semana para gestionar físicamente los archivos)
  • Falta de integración entre sistemas de software existentes.

Implementación de nuevos procesos para solicitar y contratar personal

Lynda Malmberg

Gerente de RH en Steinhafels

“Cuando hablo con personas sobre nuestra cultura y los cambios tecnológicos, frecuentemente me preguntan, ¿por dónde empiezas?”, dice Malmberg. “Bien, ¿cómo construyes una cada? Un ladrillo a la vez”. Malmberg y su equipo primero se sentaron a crear una lista de aquello que más los frustraba. “Literalmente colocamos notas de Post-it® gigantes en la pared de mi oficina. Después tomamos nuestros marcadores, escribimos notas y rediseñamos nuestro flujo de trabajo. Esto fue algo tedioso, pero nos ahorró mucho tiempo en la implementación”. Con un buen entendimiento de cómo serían sus procesos ideales, el Departamento RH recurrió a Laserfiche para optimizar el flujo de información entre las diferentes ubicaciones, gerentes y sistemas. La primera orden del día, fue eliminar todos los formularios no estandarizados. Con el uso de Laserfiche Forms, el equipo de Malmberg convirtió los formularios de papel en un conjunto más pequeño de formularios electrónicos estandarizados que un gerente o un nuevo empleado puede completar y enviar en el sitio web de su intranet.

Steinhafels form

Los formularios electrónicos pueden enviarse en línea y asignarse al equipo apropiado para su respuesta inmediata.

Con Laserfiche, los usuarios no necesitan volver a ingresar la misma información en cada formulario. Por ejemplo, cuando un gerente ingresa el número de identificación de un empleado en un formulario de nueva contratación, el formulario se llena automáticamente con la información recuperada de la solicitud inicial de empleo. Esto elimina la duplicación en la captura de información. De la misma manera, cuando el empleado completa su documentación de nuevo ingreso, al ingresar su número de credencial de empleado, el sistema completa automáticamente los datos demográficos necesarios. Steinhafels también automatizó varias etapas de los procesos:

  • Al enviar un formulario de requisición de personal, se inicia un flujo de trabajo que notifica al gerente de reclutamiento para que revise y apruebe la requisición antes de lanzar la notificación del puesto
  • Las requisiciones de personal aprobadas automáticamente se distribuyen a sitios externos específicos de empleos como Monster.com
  • Las solicitudes de empleo (junto a los currículos que se cargan) se almacenan juntos con la requisición, y se notifica al gerente de reclutamiento por correo electrónico para informarle que hay una nueva solicitud para revisión
  • El proceso de precontratación, que incluye una verificación de antecedentes, se inicia mediante un cambio de estatus en los metadatos de la solicitud
  • Una vez que la solicitud cambia a “contratado”, Laserfiche:
    1. Genera una identificación y una carpeta digital del empleado
    2. Envía un vínculo de correo electrónico al gerente de reclutamiento para completar el formulario de la nueva contratación
    3. Envía un correo electrónico de bienvenida al nuevo empleado
    4. Automáticamente procesa la depuración de documentos que alcanzaron el final de sus periodos de retención

¿Desea ver el proceso de RH de Steinhafel a detalle? Lea el artículo de intercambio de solución de Steinhafel , que incluye capturas de pantalla y una explicación paso a paso. 

Convirtiéndose en expertos en automatización de RH

“Esto es lo que nuestro Departamento de tecnología de la información (IT) hace para mantener el sistema Laserfiche: configura el servidor, monitorea los procesos del servidor y ocasionalmente instala actualizaciones. Es todo”, dice Malmberg. “Una vez que aprendimos cómo construir los flujos de trabajo, los copiamos y pegamos y solo cambiamos lo necesario para hacerlo trabajar para el nuevo formulario que desarrollamos”. No obstante, el Departamento IT de Steinhafel aún se mantiene ocupado, “Ellos tienen tareas más grandes que realizar y están felices de que nosotros tomemos el control de los procesos de RH”, dice Malmberg. Al fomentar que el departamento tome control de sus propios procesos, el Departamento RH ha logrado éxitos destacados. Al ser más eficientes, RH pudo seguir generando el crecimiento de Steinhafel sin expandir su propio departamento. Esto resultó en ahorros anuales de $80,000 dólares que se habrían destinado a más personal en RH. Además, el equipo de RH cuenta con más tiempo para atender las necesidades de los empleados y ayudarles a resolver problemas conforme se presenten. Los resultados del Departamento de RH han inspirado a otros departamentos para experimentar con Laserfiche. “Comenzamos con 36 formularios de RH en el repositorio. Ahora contamos con 88 formularios en todos los departamentos desde ventas hasta mercadotecnia”, dice Malmberg. “Laserfiche se propagó en todas partes una vez que la gente vio lo que construimos y cuan fácil es trabajar con el sistema”.

Así que, ¿qué espera? ¿Podría ser momento para una automatización de RH en su organización?

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