Tecnoglass es un fabricante líder de vidrio y ventanas, y la primera compañía colombiana que se colocó en el NASDAQ. Desde sus inicios en 1984, la compañía ha sido reconocida por entregar productos de alta calidad y a tiempo, y por sus precios competitivos. Recientemente, Tecnoglass experimentó un tremendo crecimiento duplicando sus ingresos del año 2014, esto gracias a que integró verticalmente el negocio y a la oferta de productos innovadores y buenos.

Para mantenerse al frente de la industria y continuar cumpliendo con las expectativas de los clientes, Tecnoglass introdujo la automatización en sus procesos. Esta transformación no solo afecto la manufactura de productos, sino también los procesos comerciales en toda la empresa.

En el centro de la iniciativa de automatización de procesos y digitalización de Tecnoglass, se encuentra Laserfiche, el sistema que la compañía utiliza para almacenar documentos esenciales, gestionar registros e impulsar la colaboración entre sus empleados y proveedores externos. Esta transformación digital facilitada por Laserfiche, ha beneficiado a toda la organización al aumentar la rendición de cuentas, mejorar las normativas establecidas y acelerar los procesos en todas las unidades. Hoy en día, Tecnoglass continúa su crecimiento proyectado con la ayuda de Laserfiche para eliminar tareas manuales que son repetitivas y que toman mucho tiempo. Además, ayuda en que los empleados se enfoquen en el cumplimiento de las expectativas de calidad y servicio al cliente, al igual que permite que Tecnoglass siga siendo competitivo en el mercado.

glass windowsLa herramienta para crecer

 

En diciembre de 2013, Tecnoglass se colocó en el NASDAQ. Poco después, la organización empezó a buscar una mejor manera de gestionar documentos, ya que el sistema heredado de la compañía no era lo suficientemente robusto para satisfacer las demandas de un negocio en rápido crecimiento y no podía integrarse con otras tecnologías necesarias.

«Nuestros registros estaban desorganizados y almacenados en diferentes sitios, lo que dificultaba que se encontrarán fácilmente», comparte Plinio Florez, Coordinador de gestión documental en Tecnoglass. “Esto generaba altos costos de almacenamiento y laborales asociados con la búsqueda de documentos. Era casi imposible consultar archivos para la toma de decisiones, lo que retrasaba procesos críticos».

Tecnoglass también enfrentaba desafíos al colaborar con sus proveedores. El proceso que se tenía para el  registro de proveedores se llevaba a cabo a manualmente, lo que ocasionaba pérdidas de documentos y dificultades para autorizar proveedores y realizar pagos.

El equipo de Tecnoglass descubrió que Laserfiche podía suplir las necesidades de gestión documental de la empresa y permitir la automatización de procesos comerciales, como el proceso de registro de proveedores y cuentas por pagar. La plataforma de Laserfiche también se integró fácilmente con el sistema de planificación de recursos empresariales de Tecnoglass, lo que ayudó a centralizar los datos y las operaciones.

Tecnoglass también contó con la ayuda del proveedor de soluciones de Laserfiche con base en Colombia, Gestech, para la implementación. «Tener un apoyo local fue muy importante para tomar la decisión de implementar Laserfiche», dijo Florez.

«Laserfiche fue la elección perfecta para impulsar a Tecnoglass a la siguiente fase de crecimiento y expansión», dijo Jaime Barrios Pérez, CEO de Gestech. «Al utilizar Laserfiche para centralizar la información, digitalizar y automatizar procesos, Tecnoglass creó una experiencia continua para los empleados y proveedores que está estrechamente alineada con la visión moderna y global de la compañía».

Tomar la iniciativa al digitalizar

El cambio más inmediato que hizo Tecnoglass fue digitalizar documentos y almacenar los archivos electrónicos en un repositorio de Laserfiche, lo que facilitó que la información fuera más fácil de procesar y compartir cuando fuera necesario.

«Tuvimos que cambiar la mentalidad de los empleados, que opinaban que los documentos solo eran seguros si estaban ‘físicamente disponibles'», comenta Florez. «Al contrario, al digitalizar nuestros documentos, hemos mejorado el control y mitigado el riesgo de pérdida de información».

La digitalización tuvo un impacto en toda la empresa, especialmente en el Departamento de comercio exterior, que gestiona cantidades significativas de transacciones y actividades para Tecnoglass. La compañía ahorro casi $73,000,000 pesos colombianos en costos relacionados con el envío y el procesamiento de papeleo. Actualmente, el repositorio Laserfiche almacena más de 10 millones de archivos, los cuales se pueden encontrar fácilmente por los empleados autorizados.

Impulsar la digitalización facilitó la colaboración con los asociados. El proceso de registro de proveedores en papel fue reemplazado por un formulario electrónico Laserfiche y un flujo de trabajo automatizado. Al digitalizar y automatizar el proceso, la compañía eliminó el riesgo de pérdida de documentos y aceleró el registro, mejorando la experiencia tanto para los empleados de Tecnoglass como para los proveedores de la compañía.

Con Laserfiche, los empleados de Tecnoglass ahora pueden buscar y recuperar documentos fácilmente sin tener que salir de la oficina. Esto ha impulsado la toma de decisiones y tiempos de respuesta más rápidos a las auditorías internas y externas, como auditorías relacionadas con la Ley Sarbanes-Oxley, ISO y la certificación de Operador Económico Autorizado de la compañía, para la cual Tecnoglass se adhiere a normativas de seguridad y protección físicas y de TI, y estándares de seguridad en toda su cadena de suministro al cumplir con los requisitos establecidos por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

“Laserfiche ha ayudado enormemente con el cumplimiento normativo legal y de la industria. Tener estas funciones de búsqueda a nuestro alcance han eliminado los dolores de cabeza de muchos de nuestros empleados, y la automatización de los procesos ha eliminado las tareas manuales repetitivas y propensas a errores como la captura de datos. Esto permite que los empleados puedan concentrarse en tareas más productivas ”

—Tecnoglass General Counsel Andrea Zambrano

 

Agilización en toda la empresa

Desde la implementación inicial de Laserfiche, el éxito de la compañía continúa extendiéndose por toda la organización. Departamentos adicionales han automatizados procesos claves, incluidos cuentas por pagar, actualizaciones de proveedores, gestión de correspondencia, confirmación de perfil de usuario y control de préstamos de documentos.

“Los departamentos que se han beneficiado de la implementación de Laserfiche incluyen: compras, tesorería, contabilidad, gestión de documentos, comercio exterior, almacén y control interno, todo lo que necesitaban era una solución que les permitiera optimizar el tiempo, el espacio y el cumplimiento de las obligaciones con nuestros asociados «, dijo Zambrano. “Hemos creado y abierto nuevos canales de comunicación con asociados, como nuestros proveedores. Ahora podemos notificar a los proveedores cuando tenemos un problema con un documento o factura, evitar errores de facturación y demoras, y les brindamos métodos más convenientes para actualizar los datos en línea «.

La implementación de Laserfiche en Tecnoglass ha creado un medio ambiente de trabajo más integral, donde los procesos son estandarizados y transparentes, lo que permite al equipo de gestión de la empresa optimizar fácilmente los recursos y el personal. Los empleados y departamentos son responsables de sus procesos, lo que ha resultado en una mejor colaboración y comunicación, aún con los asociados.

«Utilizar Laserfiche abrió nuevas posibilidades para nuestra organización que habían sido descartadas anteriormente», menciona Zambrano. “Resulta que simplemente no teníamos las bases y prácticas establecidas que permitirían una mayor innovación. Una vez que comenzamos a implementar flujos de automatización, eliminamos los silos y nuestras operaciones se volvieron más conectadas. Continuamos trabajando para integrar flujos de trabajo y centralizar datos y procesos. Laserfiche es una herramienta extremadamente poderosa para nuestra organización «.

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