Contribución de la solución Laserfiche: Travis Dyer, Director de tecnología, Clean Scapes

Clean Scapes es la compañía privada de trabajo de jardinería más grande en Texas, que construye y mantiene jardines comerciales para clientes en todo el estado. Clean Scapes, una empresa galardonada como líder en el trabajo de jardinería en la región, se especializa en la construcción y el mantenimiento de entornos al aire libre.

Después de usar Laserfiche para almacenar archivos digitalmente y ordenarlos automáticamente en las ubicaciones correctas, la compañía estaba buscando una manera de expandir su uso del software.

“Tenemos muchos clientes y somos responsables de mejorar y mantener un gran número de propiedades de las que son dueños. Para proporcionar un servicio excepcional al cliente, es importante que nuestros clientes sepan que estamos cuidando y atendiendo los problemas en su propiedad”, dice Travis Dyer, Director de tecnología de Clean Scapes.

Antes de implementar Laserfiche, Clean Scapes no tenía una manera sencilla de proporcionar informes sobre el estado de mantenimiento de una propiedad. Los correos electrónicos a los clientes en relación con el progreso de la propiedad eran irregulares. Como resultado, los clientes a menudo llamaban para obtener información sobre su propiedad. La información sobre reparaciones u otras mejoras necesarias no era fácilmente accesible o no se comunicaba rápidamente.

Ahora, Laserfiche permite al personal de Clean Scapes comunicarse con los clientes con mucha más facilidad y eficacia. En lugar de tomar fotos durante la visita, volver a la oficina, cargar esas fotos desde sus iPhones a su computadora y luego adjuntar cada archivo a un correo electrónico, el personal simplemente carga las fotos a un campo en un formulario de Laserfiche, y envía el formulario.

Laserfiche entonces hace el resto, incorporando cada foto, junto con las notas incluidas, en un archivo PDF, y se lo envía al cliente. El cliente puede abrir el PDF adjunto y ver las fotos allí mismo en la página, así como notas sobre cada foto.

Debido a que algunos clientes residen en otros estados, es posible que no hayan visitado sus propiedades en mucho tiempo, por lo que la incorporación de fotos en un PDF ha sido un gran beneficio. Con las actualizaciones constantes, los clientes ya no necesitan buscar información sobre sus propiedades. Los PDFs permiten que Clean Scapes se comunique con los clientes y, al mismo tiempo, permite mantener un registro de todas las notas, teniendo la función dual de un lugar centralizado para las notas internas y al igual que una herramienta de comunicación externa.

“Nuestros clientes han expresado su satisfacción con esta iniciativa”, dice Dyer. “Tienen una buena idea de qué mejoras hemos hecho y cómo se ve todo.” Pero los clientes no son los únicos beneficiarios, añade Dyer, y señala que Laserfiche ayuda al personal a llevar un seguimiento de las tareas y mantenerse al tanto del trabajo.

“El ahorro de tiempo ha sido el mayor beneficio. Laserfiche nos hace más eficientes y productivos”, dice.

 

Reporte de visita a la propiedad

La organización ha automatizado el formulario de visita a propiedades con Laserfiche Forms. Cuando los supervisores de área realizan sus visitas regulares a las propiedades del cliente, activan el formulario en sus dispositivos móviles.

Ellos anotan sus observaciones generales sobre la propiedad directamente en el formulario incluyendo:

  • Información para el líder del equipo
  • Trabajo a realizar en el futuro
  • Notas para el cliente
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El formulario original contiene toda la información necesaria tanto para los empleados como para los clientes

Si en algún momento la compañía necesita verificar la ubicación de la cual se envió el formulario, la compañía ha habilitado un punto de geolocalización para hacer ping a la ubicación del usuario y agregarlo al formulario. Esto asegura que los supervisores estén en el lugar correcto durante las inspecciones.

Los supervisores toman fotos de la propiedad usando la cámara en su iPhone y las suben al formulario. Esto notifica a los empleados y clientes de las cuestiones que requieren mantenimiento para asegurarse de que su propiedad se mantenga adecuadamente.

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Comentarios, notas y fotos se añaden fácilmente en los dispositivos móviles

Una vez enviado el formulario, Workflow incorpora cada foto a un archivo PDF, junto con las observaciones generales del supervisor de área, su firma y el logotipo de la empresa.

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El pdf contiene las fotos que el supervisor de área ha tomado, así como notas sobre cada foto

Workflow crea un mensaje de correo y lo llena con la sección de notas del cliente del formulario, un saludo automático y firma. Este correo es entonces automáticamente enviado al cliente.

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Las notas sobre para cliente se insertan automáticamente en un PDF y se envían por correo electrónico al cliente

Reportes

Cada día, todas las notas que los supervisores toman para cada uno de sus formularios se combinan y se les envían por correo electrónico al final del día. Este correo electrónico proporciona un registro de todas las notas que tomaron en esas propiedades cada día.

“También tenemos flujos de trabajo que se ejecutan de manera regular para proporcionar informes sobre las visitas semanales y mensuales a la propiedad. Workflow recopila estadísticas y las coloca en un gráfico, que se incorpora en un correo electrónico y se envía al equipo ejecutivo de nuestra empresa, incluyendo al propietario. Esto les proporciona una visión de nuestras operaciones diarias», dijo Dyer.

Beneficios de Laserfiche

Clean Scapes ha experimentado los siguientes beneficios desde la implementación de Laserfiche:

  • La comunicación entre empleados internos y clientes externos ha mejorado como resultado de la estandarización
  • Las cuestiones relativas a las propiedades se señalan inmediatamente para su reparación, lo que da lugar a una mejora acelerada de la propiedad
  • Los correos ya no se pierden o extravían como resultado del sistema único y centralizado
  • Clean Scapes puede verificar fácilmente si los supervisores están visitando sus propiedades asignadas semanalmente

 

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