Contribución de la solución de Laserfiche: Mike Mesa, Especialista en soporte de aplicaciones y Cheryl Aragon, Asistente del secretario municipal, ciudad de Greeley, CO

La ciudad de Greeley, CO, procesa un promedio de 150 renovaciones de licencias de licor por año. Anteriormente, el Secretario de la ciudad tenía que recoger manualmente y recopilar los comentarios de varios departamentos antes de enviar la solicitud al estado de Colorado.

A continuación, se presenta como Laserfiche Workflow hizo más eficiente el proceso de renovación de la licencia de bebidas alcohólicas.

Solicitudes de renovación de licencias

Según lo requerido por el Estado de Colorado, los dueños de empresas llenan las solicitudes de renovación de licencia de licor en papel y las entregan o envían por correo a la oficina del Secretario de la ciudad.

El Secretario adjunto de la ciudad revisa las solicitudes antes de escanearlas en Laserfiche con Laserfiche Scanning. Durante este proceso, también llena algunos de los metadatos. El resto de los metadatos serán llenados en una etapa posterior del proceso.

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Las solicitudes son escaneadas en la carpeta «Escaneo de renovación». Así es como se ve la estructura de la carpeta:

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Laserfiche Workflow

Tan pronto como una solicitud es escaneada en Laserfiche, Laserfiche Workflow:

  • Crea un nuevo archivo de «revisión» en forma de PDF editable y lo llena con información almacenada en los metadatos de la solicitud original. Los revisores pueden dejar comentarios en este formulario.

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  • Envía un correo electrónico al revisor designado en los siguientes cinco departamentos:
    • Departamento de inspección de incendios y edificios
    • Departamento de cumplimiento del código
    • Desarrollo comunitario
    • Oficina de finanzas
    • Departamento de policía

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Así es como se ve este flujo de trabajo:

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Cada departamento hace sus comentarios en el archivo de «revisión». Dado que los departamentos están trabajando desde acceso directos, todos los cambios se hacen en el mismo archivo maestro.

  • Después de revisar el archivo, los revisores departamentales cambian el valor del campo de metadatos correspondiente a «sí».»

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  • Después de que los cinco departamentos han revisado el archivo, la oficina del Fiscal es notificada automáticamente.
  • El revisor de la oficina del Fiscal comprueba el cumplimiento legal y hace sus propios comentarios en el archivo de «revisión».

Si en algún momento del proceso un revisor no toma ninguna acción dentro de dos días, el revisor recibe un correo electrónico de seguimiento. Si no se toma ninguna acción dentro de cinco días hábiles, un correo electrónico es enviado tanto al contacto principal del Departamento como a su empleado de respaldo.

Una vez que la oficina del Fiscal ha realizado su revisión, se le notifica por correo electrónico al Secretario adjunto de la ciudad. El Secretario revisa los comentarios de los revisores para asegurarse de que son claros y completos. Laserfiche Workflow envía la solicitud al funcionario de audiencias, quien tiene la última palabra sobre si debe o no emitir la licencia de bebidas alcohólicas.

Un funcionario de audiencias actúa en forma muy parecida a un juez, pero sólo se ocupa de los casos que implican a los organismos administrativos. El funcionario de audiencias revisa y firma electrónicamente la solicitud. Luego se envía de vuelta al Secretario Municipal adjunto, quien también lo firma electrónicamente, lo imprime y lo envía por correo al estado, que emite la licencia. Aquí está el flujo de trabajo que dirige los accesos directos de la solicitud a los distintos departamentos para su revisión:

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Beneficios de Laserfiche

Automatizar el proceso de renovación de la licencia de licor con Laserfiche dio como resultado los siguientes beneficios:

  • La revisión de las solicitudes de renovación de licencias es mucho más rápida porque las notificaciones por correo electrónico recuerdan a los usuarios que deben terminar las tareas de manera oportuna.
  • Este flujo de trabajo es tan fácil de configurar que la ciudad planea aplicar este proceso a nuevas solicitudes de licencia y transferencia de archivos de propiedad.
  • Cualquier nuevo archivo relacionado con una solicitud específica de licencia se almacena automáticamente en la carpeta apropiada en Laserfiche, haciendo que todos los documentos de la licencia sean fáciles de encontrar.

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