Learning ARTS ofrece programas de aprendizaje en el hogar a más de 400 niños que viven con autismo y otras discapacidades cognitivas, enseñándoles habilidades, desde atarse las agujetas del calzado hasta cómo escribir. Con ocho ubicaciones que operaban en diferente manera, la recolección de formularios de papel se había convertido en un desafío.

A continuación se describe cómo la organización implementó una solución eficiente sin papel con Laserfiche.

Descripción del proceso

Previamente en Learning ARTS, la integración de nuevos clientes requería varios formularios en papel que debían ser almacenados en las instalaciones de Learning ARTS. Los técnicos guardaban formularios de verificación de servicios (VOS) en una carpeta en la casa del cliente. Los formularios VOS rastrean información de nómina, así como detalles sobre el progreso del niño. Los empleados pueden usar el formulario VOS para determinar si el programa del niño debe ser modificado según su progreso o no. Debido a que la información de los formularios de VOS no estaba disponible de inmediato, los cambios en el programa de un niño tardaban hasta dos semanas en entrar en vigor.

Para el proceso de nómina, los empleados de Learning ARTS imprimían los reportes, que mostraban el nombre del cliente y los tiempos de registro de entrada y salida. Estos informes no tenían fecha, por lo que era difícil determinar cuáles entradas eran nuevas. Además, todo el informe debía imprimirse y compararse con el del día anterior para destacar las nuevas entradas, el error humano a menudo causaba que se perdieran las entradas. El proceso diario de comparación duraba cuatro horas y se imprimían hasta 200 páginas.

Nuevo proceso: la integración de nuevos clientes

Todos los nuevos formularios de incorporación de clientes se procesan ahora electrónicamente, solo un pequeño número de clientes no cuenta con acceso a internet.

  • Los padres envían las solicitudes a través de Laserfiche Forms.
  • Como parte del proceso de solicitud, los padres cargan imágenes de tarjetas de seguro, notas de médicos y referencias el formulario de solicitud.
  • La solicitud y todos los archivos complementarios se almacenan juntos en el repositorio Laserfiche.
  • Los empleados de Learning ARTS revisan y aprueban la solicitud y asignan un técnico al niño
  • Los analistas de comportamiento crean programas personalizados para los niños según la evaluación y archivos previamente enviados

Cuando se envía un nuevo formulario y se asigna un técnico, Laserfiche Workflow notifica el equipo de técnicos pertinente por correo electrónico o mensajes de texto sobre el nuevo caso.

Laserfiche Workflow automatiza la notificación a los empleados, lo que elimina la necesidad de realizar un seguimiento manual de los formularios

Laserfiche Workflow automatiza la notificación a los empleados, lo que elimina la necesidad de realizar un seguimiento manual de los formularios

Facturación

Cada cliente tiene en su casa una tableta que Learning ARTS proporciona, lo que remplaza las carpetas de los formularios que previamente residían con los clientes. Las tabletas permiten a los clientes presentar rápidamente la documentación necesaria y permite a los técnicos llenar fácilmente un formulario VOS al final de la sesión del día con Laserfiche Forms.

Un flujo de trabajo extrae el id de usuario, el id del cliente, y la hora de entrada/salida en el formulario y actualiza el portal de tarjetas de tiempo. Esto en forma automática e instantánea actualiza las tarjetas de tiempo, eliminando completamente los procesos manuales.

Cada noche, otro flujo de trabajo comprueba nuevas entradas utilizando un script personalizado de SDK y luego crea un archivo CSV para enviar un correo electrónico al equipo de facturación. El archivo CSV contiene la información de facturación del cliente, incluyendo la duración de la sesión, para que el cliente pueda ser facturado dentro de las siguientes 24 horas a la recepción del servicio. Learning ARTS2

El uso de un script personalizado en combinación con Laserfiche Workflow permite a Learning ARTS automatizar el proceso de facturación

El uso de un script personalizado en combinación con Laserfiche Workflow permite a Learning ARTS automatizar el proceso de facturación

Todos los datos de los empleados y clientes se mantienen junto con la información de tarjetas de tiempo y nómina en un portal web personalizado integrado con Laserfiche. Una consulta simple en SQL permite un cálculo automático de la nómina de la base de datos.

Repositorio Laserfiche

Learning ARTS mantiene los archivos organizados en el repositorio, separando los archivos de clientes de los archivos de recursos humanos, y mantienen esta organización al separar los archivos por el nombre del cliente / empleado y el tipo de archivo.

El repositorio Learning ARTS está organizado de forma intuitiva para que tanto los archivos de clientes como los de empleados puedan ser localizados rápidamente

El repositorio Learning ARTS está organizado de forma intuitiva para que tanto los archivos de clientes como los de empleados puedan ser localizados rápidamente

En lugar de utilizar una solución tradicional de gestión de archivos, Learning ARTS crea informes acumulativos de clientes para que los archivos puedan ser organizados y guardados después de haber sido procesados. Los informes resumen los archivos de los clientes desde la evaluación inicial hasta los archivos más recientes en el portal web. Después de que el informe ha sido creado, los registros se almacenan en un disco duro externo en lugar de permanecer en el repositorio. Los empleados ya no tienen acceso a los registros una vez que se almacenan, ya que los informes contienen toda la información pertinente.

Beneficios de Laserfiche

La implementación de Laserfiche ha dado como resultado los siguientes beneficios para Learning ARTS:

  • Se ha eliminado completamente el uso de papel en el proceso de nómina de sueldos, reduciendo el costo de imprimir 200 páginas por día y almacenando archivos de manera efectiva.
  • Se ha eliminado la entrada manual de datos, ahorrando 20 horas por semana y asegurando la exactitud de toda la información.
  • La información sobre cada niño y sus programas está disponible al instante, lo que permite a los empleados ajustar los programas diariamente y mejorar la calidad del servicio.

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