Contribución de la solución Laserfiche: Richard Clowser, Gerente de TI y sistemas empresariales, Ramblers Worldwide Holidays

Con sede en el Reino Unido, Ramblers Worldwide Holidays lleva más de 60 años organizando visitas guiadas y vacaciones por todo el mundo. La mayoría de sus procesos empresariales se centran en los archivos. A continuación, se describe como Laserfiche Forms y Laserfiche Workflow transformaron sus operaciones diarias.

Laserfiche Forms

Ramblers utiliza Laserfiche Forms para:

  • Coordinar una hora de reunión con el tour y los clientes que no viajan en el mismo vuelo que el grupo
  • Registrar a los líderes del tour alrededor del mundo para la conferencia anual de Ramblers.

Laserfiche Forms también dirige el ciclo de venta del grupo privado de Ramblers desde la llamada telefónica de inicio hasta la elaboración de una cotización. Este proceso funciona de la siguiente manera:

1.  El gestor de grupo privado captura los requisitos del cliente en un formulario

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La información sobre tours privados en grupo se ingresa en un formulario Laserfiche

2. Una vez que se han enviado los requisitos, se debe obtener información sobre el viaje, el itinerario y los guías disponibles para ver si este viaje es logísticamente factible y así generar los costos del viaje. Toda esta información es introducida en un formulario diferente por representantes de varios departamentos. Ellos pueden indicar que necesitan más tiempo para encontrar el precio o la información, o suministrar la información final.

  • Cada cotización debe tener una fecha “Válida hasta” especificada en el formulario. Laserfiche Workflow monitorea este campo y envía recordatorios cuando una cita está a punto de expirar.
  • Un prospecto de grupo privado puede solicitar una extensión en cualquier cotización de precios. El gestor de grupo privado puede aprobar o rechazar la extensión.
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Las extensiones son rechazadas o aprobadas llenando otro formulario Laserfiche

3. El formulario final se envía al gerente de ventas, que genera una cotización final

Laserfiche Workflow genera mensajes de correo electrónico de recordatorio en cada paso para asegurar que cualquier finalización o cancelación de los prospectos sea notificada a los departamentos y a las personas involucradas. Estos incluyen:

  • Ventas y reservaciones
  • Planificación de productos
  • Departamento de viajes
  • Líderes de viajes
  • Departamentos en el extranjero

Laserfiche Workflow

Laserfiche Workflow también se utiliza para automatizar 15 procesos empresariales clave, que incluyen:

  • Extender el soporte a los procesos de recuperación de desastres replicando los documentos críticos al servidor de nube Laserfiche cuando se hacen cambios
  • Apoyar a los departamentos en la clasificación de archivos
  • Realización de reportes estadísticos nocturnos que de otra manera agotarían los recursos del sistema durante las horas de trabajo

Los estudios de mercado indicaron que los clientes que reservaron un segundo viaje con nosotros en los primeros seis meses después de su primer viaje tenían más probabilidades de convertirse en clientes habituales.

Laserfiche Workflow monitorea la base de datos de reservaciones e identifica a los clientes nuevos que acaban de regresar de unas vacaciones. A continuación, les envía un vale para un segundo período de vacaciones, que es canjeable en seis meses. Laserfiche Workflow:

  • Ejecuta una consulta SQL definida cada noche para identificar clientes habituales
  • Comprueba que el tour que acaban de hacer no esté en ninguna lista de excepciones (como un tour de grupo privado)
  • Recopila datos sobre el cliente de la base de datos, tales como puntos de fidelidad ganados y puntos canjeados (si los hubiere).
  • Calcula una fecha seis meses a partir del día de la devolución y la almacena en un token
  • Identifica la empresa matriz del tour de la que el cliente ha regresado
  • Comprueba si el cliente reservó por primera vez contando el número de tours que el cliente ha contratado en la base de datos
  • Inserta el número de referencia de la reservación en la base de datos. Esto actúa como el número de vale único y se utiliza cuando el cliente canjea el vale en el futuro
  • Crea un nuevo archivo en la carpeta “Welcome Home Letter Voucher” y adjunta una plantilla de formulario PDF a este archivo
  • Llena este formulario PDF con los datos recopilados en la primera parte del proceso y también lo utiliza para llenar la plantilla del archivo
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Ejemplo de un vale con metadatos asociados

Así se ve este flujo de trabajo:

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Laserfiche Workflow mueve el vale terminado a una carpeta especial, donde espera la revisión por parte de gestión de operaciones. Los supervisores comprueban la exactitud del vale y confirman que el cliente sea nuevo y no se encuentre en el sistema de reservaciones antiguo. Una vez verificado, se cambia el campo de estado a “Aprobado”, lo que desencadena un segundo flujo de trabajo que envía un correo electrónico al cliente con el vale incluido en el texto, así como un adjunto en PDF. El archivo final se almacena en la carpeta procesada.

Cuando el cliente desee canjear el vale de 50 libras esterlinas en sus próximas vacaciones, el vendedor comprobará que tenga guardado un vale vigente para su uso en el futuro, y lo mueve a la carpeta Redimido.

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Los comprobantes son guardados en una sección especial del repositorio

Beneficios

La implementación de Laserfiche en Ramblers Worldwide Holidays ha dado como resultado los siguientes beneficios:

  • Laserfiche Forms hace posible llenar directamente sistemas externos de base de datos sin tener que exportar un archivo csv o importar los datos manualmente
  • Los proyectos pueden funcionar antes que el desarrollo de aplicaciones estándar porque Laserfiche Forms permite una respuesta rápida a los cambios de requisitos
  • Laserfiche Workflow ha hecho a Ramblers más eficiente en el manejo de tareas manuales diarias relacionadas con la comprobación de datos
  • El diseñador de Laserfiche Workflow es tan intuitivo que un analista de procesos empresariales externo fue capaz de crear cinco flujos de trabajo que gestionaron todo el proceso de soporte de ventas en línea después de sólo medio día de capacitación
  • En lugar de contratar a cuatro empleados adicionales para dirigir la iniciativa de vales de ventas secundarios, Ramblers pudo automatizar el proceso con Laserfiche y hacer que sólo un miembro del personal se encargara de las aprobaciones