Contribución de la solución de Laserfiche: Michael Read, Director adjunto del MIS, Condado de Brunswick, Carolina del Norte

Ubicado entre la ciudad histórica de Wilmington, Carolina del Norte, y la animada ciudad de Myrtle Beach, Carolina del sur, el Condado de Brunswick, Carolina del Norte es el Condado con el más rápido crecimiento en Carolina del Norte y el sexto más grande por área total. Durante los últimos 10 años, el crecimiento en el Condado de Brunswick ha superado al del estado y de la nación por un amplio margen. El Condado de Brunswick experimentó una tasa de crecimiento del 29% desde 2006, y tiene el lugar número 30 en la lista de condados con mayor crecimiento en el país “Hemos visto esta tendencia por un tiempo”, dice la Administradora del Condado de Brunswick, Ann Hardy, en un artículo publicado en StarNews Online. «Tenemos una gran cantidad de jubilados que vienen a tomar ventaja de los muchos pasatiempos que ofrecemos, así como del buen clima.” Para mantener el ritmo del crecimiento de la población, el Departamento de construcción del condado realiza 3,000 inspecciones de edificios y revisa entre 100 y 150 solicitudes para nuevos proyectos residenciales o comerciales de construcción cada mes. Tantas inspecciones y solicitudes generaron una gran cantidad de papel que tenía que ser transferido entre diferentes individuos y departamentos. Además, el tamaño de 846 millas cuadradas del Condado que es conformado mayormente por áreas rurales y pantanos, presentó un desafío único para la presentación de servicios. A continuación, presentamos como Laserfiche ayuda al Departamento de construcción del condado a mantener el ritmo con su crecimiento.

Solicitud de un permiso de construcción

Un cliente o contratista debe llenar uno de los dos formularios diferentes, con base al tipo de permiso de construcción que necesita.

  • Un formulario de solicitud de cambios/comercio se utiliza para proyectos pequeños, como solicitud para cambiar la unidad de aire acondicionado.
  • Una segunda forma se utiliza para los proyectos comerciales/residenciales más grandes, tales como la construcción de una nueva casa.

El cliente o contratista llena la solicitud en Laserfiche Forms. Diferentes campos se visualizan al estar llenando el formulario dependiendo las respuestas del solicitante, lo que ayuda a que sólo proporcione la información que sea relevante para el proyecto en cuestión. La opción de ocultar secciones de un formulario que no aplican para el solicitante hace que la solicitud sea más limpia y fácil de entender.

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Los clientes y contratistas llenan un formulario Laserfiche cuando quieren solicitar un permiso.

El 80% de los formularios enviados son por empresas grandes de contratistas que a menudo solicitan permisos y conocen bien el proceso. El veinte por ciento restante, son formularios completados por empresas más pequeñas o propietarios que realizan su propio trabajo; estos a menudo necesitan ayuda con la solicitud, por lo que el formulario les permite enviarla con algunos campos en blanco. Una vez que se envía el formulario, se manda al grupo de admisión donde un representante revisa la solicitud. Si falta información o alguna información es incorrecta, el representante llama al contratista para completar el formulario u obtener la información correcta. Una vez que la solicitud esté completa, el representante de admisión la envía. Esta acción transfiere los datos al sistema personalizado de permisos del Condado de Brunswick. El sistema de permisos genera el permiso y la factura, y guarda ambos en Laserfiche. Automáticamente, se envía un correo electrónico al solicitante con un enlace a la factura y al permiso en Laserfiche WebLink. El solicitante puede entonces descargar los documentos del portal y tiene tres días para pagar la factura. Aquí es donde termina el proceso para el permiso de cambio/comercio. El proceso para los permisos comerciales/residenciales tiene algunos pasos adicionales.

Aprobación de permisos comerciales / residenciales

Antes de que los permisos para nuevos edificios comerciales/residenciales puedan ser generados, deben ser aprobados por los departamentos apropiados que pueden incluir uno o más de los siguientes:

  • Planificación Urbana
  • Permisos
  • Bomberos
  • Salud ambiental
  • Ingeniería de aguas pluviales
  • Utilerías
  • Revisión del plan

El Condado de Brunswick desarrolló un tablero interno personalizado donde los departamentos pueden ver el estatus de todos los permisos en espera de revisión, y el empleado apropiado puede realizar la aprobación o rechazo. El tablero está codificado por colores para ayudar a los departamentos a ver qué permisos necesitan su atención. Las solicitudes de permisos y los documentos de apoyo se pueden ver directamente desde el portal desde una vista integrada con Laserfiche Web Access. Los departamentos pueden seleccionar su decisión desde un campo desplegable.

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Los departamentos pueden seleccionar sus decisiones desde un campo desplegable en el portal personalizado

Una vez que todos los departamentos apropiados han aprobado o señalado que su aprobación no es necesaria, la información se introduce en el sistema de permisos donde se generan los permisos individuales.

Inspecciones de construcción

Cuando un contratista está listo para que el Departamento de construcción inspeccione el trabajo cubierto por el permiso, llena otro formulario Laserfiche en línea para programar una visita de inspección. El contratista simplemente llena el número del proyecto, y el formulario muestra una lista de inspecciones programadas que aún están pendientes. Esto evita que un contratista programe inspecciones duplicadas.

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La información del formulario para programar las inspecciones se llena automáticamente en función de los números de proyectos y permisos.

El resto del formulario se llena automáticamente con los datos del sistema de permisos. Los datos también son enviados al Recolector ESRI para el sistema de información geográfica (GIS) de ArcGIS. Los encargados van al campo con un iPad, que pueden usar para ver un mapa de todas las casas que necesitan inspeccionar ese día. Al hacer clic en una casa, aparecen todos los detalles de los formularios correspondientes. Los encargados también tienen acceso a Laserfiche Mobile para que puedan ver cualquier archivo relacionado con el proyecto. El Recolector para el formulario de entrada de datos ArcGIS tiene un hipervínculo para abrir Laserfiche Mobile a la carpeta del proyecto. Pueden aprobar o negar la inspección mediante el mapa y esa información es devuelta al sistema de permisos.

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Una integración con el sistema GIS permite a un inspector ver todas las inspecciones que necesitan ser realizadas en un mapa mientras está en el campo.

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Los inspectores pueden ver la información relacionada con la inspección en un portal personalizado desde sus iPads

Una vez que todas las inspecciones para una nueva casa han sido aprobadas, el empleado de permisos abre el sistema e inicia un nuevo formulario para generar el certificado de ocupación con solo un clic de un botón. Cuando se presenta el formulario, el solicitante recibe un correo electrónico con un enlace al portal Laserfiche WebLink, donde puede descargar el certificado de ocupación.

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Los contratistas pueden descargar permisos y otros archivos desde el portal Laserfiche Weblink.

Beneficios de Laserfiche

La implementación de Laserfiche en el Departamento de construcción del Condado de Brunswick dio los siguientes beneficios:

  • Los contratistas tienen acceso a toda la información de inspección mientras están en el campo mediante sus iPads.
  • Los contratistas ya no tienen que conducir horas para presentar solicitudes de permisos o documentos de construcción en la oficina.
  • Todos los departamentos pueden realizar su revisión de permisos al mismo tiempo, haciendo que la generación de permisos sea mucho más rápida.

 

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