El Condado de Davie automatiza las aprobaciones de contratos con Laserfiche

Contribución de la solución de Laserfiche: John Gallimore, Director de tecnología, Condado de Davie, Carolina del Norte

El Condado de Davie de Carolina del norte, que fue extraído del Condado de Rowan en 1836, tiene un área de 264 millas cuadradas y una población de 41,000 personas.

Antes de implementar Laserfiche, el proceso de aprobación de contratos del condado se hacía con papel y era ineficiente. Un representante del departamento llenaba un documento en Microsoft Word, lo imprimía y adjuntaba la copia en papel del contrato. Este contrato se enviaba a varios departamentos para firmas. Si había cambios, se devolvían copias en papel al remitente para correcciones, y luego se remitían al departamento de revisión para su aprobación.

El proceso presentaba varios desafíos:

• Era difícil rastrear la ubicación del contrato, ya que no había un orden de revisión claramente definido.
• Los contratos de aprobación se traspapelaban, retrasaban o extraviaban ocasionalmente.
• No había garantía de que el contrato hubiera sido firmado por todas las partes antes de su finalización.

El condado utilizó la integración de Laserfiche Forms, Workflow y DocuSign para automatizar el proceso de aprobación del contrato y hacerlo completamente sin papel.

Proceso mejorado para nuevos contratos

Una vez que se ha redactado un nuevo contrato, éste se remite para su aprobación y firma. El remitente completa el formulario de Control del Contrato en Laserfiche Forms con la información sobre el contrato y carga el borrador del contrato. El remitente puede seleccionar si el contrato requiere aprobación estandar o agilizada.

Los nuevos contratos se envián a revisión por medio de Laserfiche Forms

Una vez que se envía el formulario, Laserfiche Forms envía el contrato para revisión legal. El departamento legal puede aprobar el contrato o automáticamente enviarlo de nuevo al remitente para modificarlo. Si el contrato se refiere a una compra de tecnología, el departamento legal tiene la opción de mandarlo a la revisión con el equipo de tecnología, de lo contrario, el contrato puede ser enviado directamente a finanzas.

Cada departamento puede aprobar el contrato o enviarlo de vuelta al remitente para modificaciones. El remitente puede entonces elegir hacer los cambios necesarios y volverlo a enviar, o terminar todo el proceso.

Después de la revisión financiera, el contrato se envía al Gerente del condado para su revisión final y aprobación. El Gerente del condado puede aprobar el contrato o, si el contrato requiere la aprobación de la Junta, enviarlo al Secretario de la Junta. El Secretario presenta el contrato a la Junta y registra su decisión. Si la Junta aprueba el contrato, se guarda en Laserfiche donde espera las firmas. Si la Junta rechaza el contrato, se guarda en una carpeta diferente en el repositorio y el proceso termina.

En cualquier momento durante el proceso, si un departamento no revisa el contrato dentro de tres días hábiles, un recordatorio de correo electrónico se envía al Gerente del condado. Si un contrato que requiere una revisión expedita no es aprobado dentro de cinco días hábiles, se envía un correo electrónico al equipo de revisión de contratos.

Todo el proceso de revisión y aprobación del contrato se diseña en Laserfiche Forms

Contratos Aprobados

Una vez que un contrato es aprobado, se guarda en el repositorio en la carpeta Finanzas\Gestión del contrato\Aprobado pendiente firma\Nombre del contratista.

Una vez que un contrato es aprobado internamente, se envía a una carpeta especial en el repositorio donde espera firmas.

A partir de ahí, el empleado hace clic derecho en el contrato y selecciona la opción “Enviar a DocuSign”. Esta acción envía automáticamente el contrato al proveedor para firmas a través de DocuSign.

Los contratos se firman a través de DocuSign y luego se guardan automáticamente en el repositorio de Laserfiche

Una vez que se devuelve el contrato firmado, Laserfiche Workflow lo envía a la carpeta Finalizados y actualiza los metadatos appropiados.

La plantilla de metadatos de un contrato finalizado

El flujo de trabajo que dirige los contratos a la carpeta Finalizados en Laserfiche y actualiza los metadatos

Beneficios de Laserfiche

Automatizar la aprobación del contrato con Laserfiche Forms ha dado lugar a los siguientes beneficios para el Condado de Davie:

• El proceso se ha simplificado con un claro flujo de trabajo y de orden de revisión, lo que hace que los contratos sean fácilmente rastreables a lo largo del proceso.
• Los participantes pueden ser considerados responsables por su función en el proceso, evitando retrasos.
• Se identifican rápidamente los cuellos de botella y se rectifican de modo que los contratos son aprobados de una manera oportuna.
• Todos los contratos se almacenan en una ubicación centralizada, accesibles en cualquier momento y desde cualquier lugar por los empleados con derechos de seguridad apropiados.
• Los costos de impresión y almacenamiento de se han reducido ya que el proceso es sin papel de principio a fin.