Contribución de la solución Laserfiche: Carrie Ricci, Coordinadora de servicio al cliente del Condado de Contra Costa, y John Phillips, ECS Solutions

Con una población de más de un millón de habitantes, el Condado de Contra Costa es el noveno condado más grande de California. Una población tan grande significa mucho trabajo para el Departamento de obras públicas, que es responsable de servicios tales como la construcción, mantenimiento y mejora de la infraestructura dentro del condado no incorporado y del distrito de control de inundaciones, así como edificios y terrenos del condado.

Dado que cada uno de los trabajos realizados por las muchas divisiones del departamento requiere la presentación de un reporte en papel o formulario, el departamento está abrumado por los gabinetes de papel y archivos. El departamento quiere contratar nuevo personal, pero no hay lugar para poner sus escritorios. Sin una política de retención en la totalidad el departamento, los archivos se conservan indefinidamente, lo que contribuye a la abrumadora cantidad de papel y a los problemas de gestión de los archivos.

El Departamento de obras públicas está comenzando a escanear archivos en Laserfiche y a automatizar procesos clave en diferentes divisiones mediante la implementación de Laserfiche Forms y Workflow. A continuación, se describe cómo las divisiones de mantenimiento, control de inundaciones y medio ambiente están utilizando Laserfiche para trabajar sin papel.

División de mantenimiento: informe diario del personal

La división de mantenimiento asigna a los equipos de trabajo la labor del mantenimiento necesario de cada día en todo el condado. Algunos ejemplos incluyen reparación de pavimento, señalización vial e instalación de balizamiento, reparación de bancos de arroyo y reducción de mala hierba. Al final de la jornada de trabajo, cada supervisor del equipo de mantenimiento debe presentar un reporte diario que describa todo el trabajo realizado ese día. Este informe solía ser un archivo de Microsoft Word que se llenaba, se imprimía, se enviaba al supervisor para su revisión y firma, y luego se almacenaba indefinidamente en un archivador.

Ahora, el reporte completo se llena en Laserfiche Forms. Al final de cada día cuando regresan a la oficina, los supervisores del personal de mantenimiento llenan un formulario electrónico de reporte. El formulario se ha hecho dinámico mediante el uso de reglas de campo, haciendo el proceso de reporte más rápido y fácil. Ciertas secciones se muestran solamente cuando se hace una selección en particular. Por ejemplo, si el campo de Envío está marcado «Sí», aparecerá un campo pidiendo una descripción del envío.

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El equipo de mantenimiento reporta en forma diaria mediante un formulario electrónico

 

Una vez presentado, el reporte se envía al supervisor para su revisión. Puede aprobarlo o enviarlo de vuelta al remitente con una solicitud de más información. Los reportes aprobados se almacenan en el repositorio Laserfiche.

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Los reportes diarios del personal que son aprobados se almacenan en el repositorio Laserfiche.

División de control de inundaciones: bitácora de trabajo

La División de control de inundaciones recibe solicitudes de departamentos en otros condados y ciudades para examinar las solicitudes de proyectos. Un empleado registrará la solicitud en un formulario Laserfiche, luego se lo asignará a un ingeniero.

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El formulario electrónico de bitácora de control de inundaciones

Una vez que se envía el formulario, se inicia un flujo de trabajo de Laserfiche. Este flujo de trabajo calcula el número de bitácora de trabajo y la fecha de vencimiento del proyecto, luego notifica al ingeniero asignado del nuevo trabajo mediante correo electrónico.

Una vez que el trabajo está terminado, Workflow envía un correo al secretario para informarle.

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Laserfiche Workflow notifica al ingeniero asignado el trabajo pendiente

División de medio ambiente: solicitud para iniciar el proceso ambiental

Antes de iniciar un proyecto, la División de medio ambiente realiza una revisión ambiental. La división que solicita la revisión llena un formulario electrónico para iniciar el proceso ambiental. Una vez que se envía el formulario, se notifica al director de la División de medio ambiente que revise la solicitud y seleccione al miembro del personal que realizará la revisión. El formulario se almacena en el repositorio.

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Formulario electrónico de solicitud para iniciar el proceso ambiental

Una vez que se envía el formulario, Laserfiche Workflow notifica al planificador ambiental asignado del nuevo trabajo pendiente. Cuando el planificador inicia el trabajo, cambia el estado de los metadatos del formulario de Asignado a En proceso. Esto hace que se envíe un correo electrónico al gestor notificándole que el trabajo se ha iniciado. Cuando planificador termina el trabajo, cambia el estado del documento a Terminado, lo que envía una notificación automática de correo electrónico al gestor.

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Laserfiche Workflow envía correos electrónicos al planificador y al gerente.

Beneficios de Laserfiche

El uso de Laserfiche para automatizar procesos dentro del Departamento de obras públicas ha dado como resultado los siguientes beneficios:

  • El Departamento tendrá una política de retención estandarizada para todos los archivos, lo que permitirá la destrucción periódica de los mismos y eliminará la necesidad de que el departamento conserve los archivos en papel indefinidamente.
  • Deshacerse de los archiveros liberará espacio en la oficina, que se utilizará para los escritorios de los nuevos empleados.
  • La disponibilidad de información ha aumentado, ya que un gerente puede ahora ejecutar rápidamente una búsqueda en Laserfiche y ver el estado de todos los reportes o proyectos en una vista.

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