Contribución de la solución Laserfiche: Julie Holcomb, Secretaria de la ciudad y Alan Karasin, Gestor Senior de la red, Ciudad de Ítaca, NY

La Ley de Libertad de Información (FOIA) es un instrumento legislativo importante que otorga a los ciudadanos el derecho a acceder a la información del gobierno. Aunque crítico y apreciado, el proceso de diseminación de la información solicitada puede ser un dolor de cabeza para las organizaciones gubernamentales y una experiencia menos que ideal para el solicitante de información.

Ubicada en el centro de Nueva York, la ciudad de Ítaca es el hogar de más de 100,000 residentes en el área metropolitana, así como de la Universidad de Cornell, una escuela de la Ivy League con más de 20,000 estudiantes. Con una población tan numerosa, la ciudad tuvo dificultades para procesar más de 600 solicitudes de información al año de conformidad con la ley de Libertad de Información (FOIL).

“La ciudad de Ítaca tiene una circunscripción muy comprometida que mantiene un alto nivel de transparencia en su gobierno. Durante la última década hemos aumentado la disponibilidad de registros públicos a través de nuestro sitio web; sin embargo, hay una diferencia entre hacer que los registros sean accesibles y hacer que la información sea accesible”, dice Julie Holcomb, Secretaria municipal.

Con el fin de mejorar la respuesta a las solicitudes, la ciudad utilizo Laserfiche y así redujo el tiempo medio de procesamiento de la solicitud FOIL en un 35%.

Gracias a Laserfiche, el público tiene acceso las 24 horas al formulario de solicitud FOIL a través del sitio web de la ciudad, esto elimina la necesidad de ir al ayuntamiento. Además, la ciudad utiliza los datos archivados para realizar un seguimiento de las solicitudes frecuentes de archivos para poner esta información a disposición del público cuando se solicita a través de su portal Laserfiche WebLink.

“Laserfiche nos permite tomar la carga y la responsabilidad de cumplimiento de los empleados individuales, y lo lleva a un sistema centralizado y definido. No sólo podemos garantizar que los documentos se almacenen durante el tiempo que se necesiten, sino que ahora también están seguros contra pérdida accidental o manipulación, y están fácilmente disponibles”, añade Holcomb.

Solicitudes FOIL

Anteriormente, el proceso de solicitud FOIL se hacía en papel, con un costo a la ciudad tanto en dinero como en tiempo. La ley ordena que la ciudad informe a los solicitantes que su solicitud ha sido recibida en un plazo de cinco días y que la información requerida sea puesta a disposición en un plazo de 20 días. La ciudad no siempre podía cumplir los plazos previstos con el sistema en papel.

El simple hecho de notificar a los departamentos pertinentes tardaba hasta cuatro días y los departamentos necesitaban semanas para recopilar todos los archivos necesarios y enviarlos al solicitante. La información solicitada se descartaba después de entregarla al solicitante, lo que significaba que todo el proceso debía repetirse si se solicitaba la misma información con posterioridad.

Uso de Laserfiche:

  • Un miembro del público envía un formulario de solicitud FOIL en línea a través de Laserfiche Forms.
  • La información requerida para procesar el formulario incluye una dirección de correo electrónico para efectos de notificación. El solicitante crea una firma digital cuando completa el formulario.
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Los ciudadanos llenan la información sobre su solicitud mediante Laserfiche Forms y pueden enviarla desde cualquier lugar

  • Laserfiche Forms almacena el formulario de solicitud en el repositorio.
  • Laserfiche Workflow envía automáticamente una notificación por correo electrónico al solicitante, informándole que la solicitud ha sido recibida por la ciudad.
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Las notificaciones automatizadas de Laserfiche Workflow aseguran que la ciudad cumpla con FOIL

  • Laserfiche Workflow envía el formulario de solicitud a la oficia de registros.
  • Un miembro de la oficina selecciona los departamentos relevantes para la solicitud de información desde un menú desplegable en los metadatos del formulario.
    • En ocasiones, la oficina del Procurador General tiene una mejor comprensión sobre algún asunto y por eso son notificados de cada solicitud, permitiéndoles añadir o eliminar departamentos modificando los metadatos del formulario.
  • Este cambio hace que Laserfiche Workflow envíe automáticamente un correo electrónico tanto a los departamentos relevantes como a la oficina del Procurador General.
    • Si en cinco días, no se ha completado la solicitud de información y el estado de la solicitud sigue en pendiente, Laserfiche Workflow envía automáticamente un correo de recordatorio a los departamentos involucrados en la solicitud de información.
  • Los miembros de todos los departamentos relevantes pueden agregar documentos a la carpeta de solicitud, facilitando un ambiente de trabajo colaborativo.
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Cuando el campo de estado en los metadatos de la solicitud ha sido modificado, Laserfiche Workflow actúa sobre el documento de acuerdo con el nuevo estado seleccionado.

  • Al tener todos los documentos necesarios para cumplir con la solicitud de información, los miembros de la Procuraduría General tienen la oportunidad de revisar y redactar la información desde Laserfiche.
  • En cualquier momento, un miembro de la oficina del Procurador General puede detener el progreso de la solicitud modificando un campo de estado en los metadatos del formulario.
    • El estado de la solicitud de información puede ser establecido como pendiente, denegado, aprobado en parte o aprobado en su totalidad.
  • Si la solicitud ha sido denegada o parcialmente aprobada, los empleados pueden seleccionar varias definiciones legales de un menú desplegable en la plantilla del formulario.
    • Las definiciones legales llenan automáticamente una notificación por correo electrónico al solicitante, explicando por qué la solicitud no fue completada en su totalidad. Laserfiche Workflow notifica automáticamente al solicitante por correo electrónico con su solicitud completa.

Después de que la solicitud está completa, Laserfiche Workflow guarda el archivo usando la edición de gestión de archivos de Laserfiche, almacenándolo para que sea fácilmente accesible si la misma información se solicita en una fecha posterior. Una vez archivado, el calendario de retención se establece automáticamente de acuerdo con las normas estatales, lo que significa que los empleados no tienen que hacer un seguimiento manual de las normas de retención y disposición.

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Laserfiche Workflow envía automáticamente los archivos a la carpeta apropiada según el tipo de archivo

Ventajas de la automatización

La automatización del proceso de solicitud FOIL ha resultado en los siguientes beneficios para la ciudad de Ítaca:

  • La ciudad redujo el tiempo de procesamiento de FOIL y ahorró 7,000 horas en el primer año.
  • El público tiene acceso las 24 horas al formulario de solicitud FOIL a través de la página web de la ciudad lo que elimina la necesidad de ir al ayuntamiento
  • Dado que las solicitudes se archivan de forma permanente en el repositorio Laserfiche, la ciudad puede realizar un seguimiento de las peticiones que el público hace con frecuencia y puede poner esta información a disposición del público a través del portal Laserfiche Weblink.
  • Los registros disponibles a través de WebLink son de búsqueda de texto para que el público pueda encontrar fácilmente información, ahorrando tiempo tanto para los posibles solicitantes como para los empleados de la ciudad.
  • La ciudad siempre cumple con las regulaciones estatales en cuanto a las notificaciones oportunas.

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