Contribución de: Rick Dunphy, responsable de tecnología de la información y Natalia Chebel, funcionaria de archivos, Ciudad de Mount Pearl

Con una población de 26,000 habitantes, la Ciudad de Mount Pearl en Terranova y Labrador, Canadá, genera una gran cantidad de archivos. Anteriormente, los archivos se almacenaban en carpetas de archivos físicos o en unidades de red compartidas. He aquí cómo la ciudad automatizó la gestión de archivos con Laserfiche Records Management Edition (RME).

Crear un plan

Lo primero que hicimos fue crear un plan funcional de clasificación de archivos. Decidimos que la estructura de carpetas existente en la unidad de red compartida no era eficiente, ya que tenía más de cinco diferentes niveles de carpetas, las cuales se crearon ad-hoc y no había coherencia en las convenciones de nombres. Entrevistamos a personas clave en cada departamento y trabajamos en consolidar carpetas según la información de dichas entrevistas y análisis de procesos de negocio.

Además de la estructura de carpetas, tuvimos que elaborar las políticas de retención de archivos. Dado que los requisitos de preservación de registros no siempre están cubiertos por las leyes canadienses, las retenciones restantes se derivaron de entrevistar a los usuarios acerca de sus necesidades y de análisis del entorno externo.

Como parte del plan de clasificación de los archivos funcionales y de las políticas de retención, también era necesario identificar los archivos vitales y de archivado, y elaborar normas internas de metadatos y convenciones sobre nombres de archivos.

Pasos para configurar los calendarios de retención en Laserfiche

Hicimos uso de la  herramineta para configurar serie de registros  para importar la serie de archivos y las políticas de retención en Laserfiche RME. Todo lo que tuvimos que hacer fue transformar el plan de clasificación funcional de archivos, que incluye las políticas de retención de archivos, en una hoja de cálculo y subirlo con la herramienta.

Así es como se ve la serie de archivos finalizados:

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Por regla general, asignamos las normas de retención y disposición a los niveles superiores de clasificación. Sin embargo, en los casos en que no era práctico asignar la retención a nivel de la serie de archivos (es decir, archivos de casos), asociamos la retención por tipo de archivo.

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Seguridad

La ciudad estableció el control sobre los niveles superiores de la clasificación restringiendo los privilegios de los usuarios para crear las series y las carpetas de los expedientes en los niveles superiores de la jerarquía.

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Estandarización

Otro aspecto de la automatización de la gestión de archivos fue la estandarización de las convenciones de nomenclatura de los archivos y de la serie de los mismos.

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Para ciertos archivos (por ej. artículos de correspondencia, dibujos de ingeniería y archivos de ofertas de empleo) utilizamos Laserfiche Workflow para asignar que la convención de nomenclatura.

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Beneficios de Laserfiche RME

Automatizar la gestión de archivos dio como resultado los siguientes beneficios para la Ciudad de Mount Pearl:

  • La búsqueda por gestión de archivos en Laserfiche hace que sea muy fácil identificar los archivos pendientes a disposición. Antes de Laserfiche, cuando los archivos se almacenaban en la unidad de red compartida, una búsqueda manual de carpeta/archivo solía tomar 30-40 minutos. Ahora podemos buscar en todo el repositorio Laserfiche en algunos segundos.
  • Los costos anuales asociados al almacenamiento de archivos se han reducido en un 50%.
  • Dado que Laserfiche se utiliza como un único repositorio para los archivos oficiales de la ciudad, la información que solía estar ubicada en sistemas dispares ahora puede ser compartida a través de la organización. Los empleados de la ciudad no tienen que pedir permiso para acceder a las computadoras de diferentes empleados o unidades personales, ya que todo está disponible en una ubicación centralizada.
  • La seguridad estricta y el control de acceso de Laserfiche, su amplia capacidad de gestión de metadatos y capacidades de auditoría garantizan la autenticidad, confiabilidad e integridad de los archivos.
  • Los procesos de mantenimiento de archivos se han estandarizado en toda la organización.

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