Contribución de la solución de Laserfiche: Sonya Finley, Coordinadora de control de archivos, Distrito de Tránsito del Condado del Norte

El Distrito de Tránsito del Condado del Norte (NCTD) provee transporte público para más de 12 millones de pasajeros anualmente en el norte del condado de San Diego, CA. Antes de implementar Laserfiche, todos los documentos de la NCTD eran almacenados en una unidad de red. Así es como Laserfiche Rio simplificó la gestión de archivos y mejoró la colaboración.

Diez repositorios diferentes

NCTD tiene diez repositorios diferentes. El acceso a los repositorios por parte de los departamentos y/o el personal se concede en función de las necesidades operacionales.

  • El repositorio compartido se utiliza para archivos de trabajo y material de referencia. Cada departamento tiene una carpeta en este repositorio y puede usarla para el trabajo diario.
  • El repositorio de archivos se utiliza para almacenar archivos oficiales. Sólo el Secretario de control de archivos puede hacer cambios a los documentos almacenados en este repositorio mientras todos los demás tienen acceso de sólo lectura, ya que los archivos finalizados se almacenan aquí.
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El repositorio compartido del NCTD se utiliza para el trabajo diario

Laserfiche para la colaboración de archivos

Los empleados pueden trabajar con un solo documento y llevar un registro de todos los cambios con la funcionalidad de versiones. Al revisar archivos, los colaboradores envían por correo electrónico un enlace al archivo en Laserfiche en lugar de crear una copia separada. Un ejemplo de un archivo importante que implica una colaboración significativa es el reporte del personal.

Ejemplo: Reportes de personal

La preparación de un reporte de personal requiere planificación a largo plazo, programación avanzada, colaboración y coordinación con varios departamentos. Laserfiche Workflow hace que este proceso sea mucho más eficiente.

El flujo de trabajo de los reportes de personal de la NCTD tiene ocho etapas de aprobación:

  • Jefe de la división
  • Director de finanzas (CFO)
  • Contratación y contratos
  • Director administrativo (CAO)
  • Asuntos intergubernamentales
  • Jurídico
  • Gestión
  • Director ejecutivo
  • Secretario de la junta

En cada etapa del proceso, Laserfiche Workflow envía una notificación por correo electrónico al aprobador apropiado y a su aprobador de respaldo para su revisión. A concluir la revisión, el revisor puede aprobar el reporte mediante la actualización de un campo de plantilla. Si el informe no ha sido aprobado dentro de dos días, Laserfiche Workflow envía automáticamente un correo de recordatorio al revisor.

Laserfiche Workflow también mantiene un registro de historial en un campo de plantilla, mostrando claramente quién ha aprobado qué y cuándo.

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El historial de aprobación de cada reporte del personal está en los metadatos del archivo.

Al final del proceso, Laserfiche Workflow migra el archivo al repositorio de archivos de sólo lectura para su almacenamiento.

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Los archivos finales se guardan en el repositorio de archivos de sólo lectura

Mantenimiento del repositorio

Ambos repositorios públicos se mantienen con Laserfiche Workflow. NCTD tiene flujos de trabajo que:

  • Trasladan archivos finalizados del repositorio compartido al repositorio de gestión de archivos
  • Cambian el nombre de los archivos para cumplir con las convenciones estandarizadas de nomenclatura
  • Autogeneran la indexación completa del texto generado por reconocimiento óptico de caracteres (OCR)

 

Además, NCTD se asegura de que Laserfiche sea la única manera de gestionar archivos mediante la implementación de:

  • Apoyo del personal ejecutivo. El apoyo en utilizar Laserfiche vino de arriba hacia abajo, dese el CEO, Jefes de División y Gerentes. Una vez que la gerencia estaba de acuerdo en usar Laserfiche, todos los demás estaban más dispuestos a usar el software.
  • Política de uso obligatorio. La NCTD tiene una política para toda la organización que ordena el uso de Laserfiche en cada departamento. Una copia de la póliza se distribuye a cada nuevo empleado y se puede ver en cualquier momento en Laserfiche.
  • Capacitación integral. La nueva orientación de contratación, el extenso material de capacitación, incluso un exhaustivo manual de capacitación de Laserfiche, y las sesiones complementarias periódicas son sólo algunas de las oportunidades de capacitación de Laserfiche disponibles en la NCTD. Los empleados entrenados están más dispuestos a usar Laserfiche regularmente.
  • Configuración fácil de usar. Una estructura de carpetas simplificada y convenciones de nombres intuitivas hacen que Laserfiche sea fácil de usar, lo que significa que los usuarios saben exactamente cómo y dónde encontrar lo que necesitan.
  • Mejora de procesos. La NCTD busca constantemente la retroalimentación de los usuarios con el fin de determinar qué procesos pueden ser mejorados en toda la organización. A medida que los usuarios se involucran más en la futura aplicación de Laserfiche en NCTD, se entusiasman más con el uso del software.

 

Benefits of Laserfiche

La implementación de Laserfiche en NCTD ha dado como resultado los siguientes beneficios:

  • El contenido está ahora organizado y almacenado en una ubicación central eliminando la necesidad de almacenar archivos en varias unidades de red.
  • La funcionalidad de versiones permite a NCTD almacenar una copia de cada archivo, manteniendo un registro de auditoría de todos los cambios rápidamente accesibles.
  • Una configuración de seguridad completa en el repositorio de archivos evita la alteración de los archivos guardados.

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