Laserfiche Records Management Edition (RME) funciona como una parte integral de un programa de gestión de archivos bien diseñado. Tiene componentes fácilmente configurables que se ajustan a todas las necesidades empresariales de su organización. Aquí hay algunos consejos y sugerencias útiles para los gerentes y gestores de archivos electrónicos para asegurar una implementación de RME sin problemas.

Gestor de archivos

El papel de un gestor de archivos es administrar los archivos de una organización de acuerdo con un plan formal. Uno de los obstáculos que enfrentan los gestores de archivos es que los programas de retención no pueden proporcionar instrucciones explícitas. Esta zona gris se puede utilizar para su ventaja al permitir un poco de margen al configurar las instrucciones de retención.
Una instrucción de inicio de retención determina cuándo un registro es elegible para el iniciar el período de retención (elegible para entrar en retención). Hay siete instrucciones de inicio de retención diferentes en Laserfiche, pero nos centraremos en las tres más utilizadas:

  • Inicio de retención por período de tiempo: Cuando se inicia un plan de retención en función de un período de ciclo temporal (por ejemplo, mensual o semanal).
  • Inicio de retención por evento: Cuando un evento (como la terminación del contrato laboral del empleado) activa el calendario de retención.
  • Inicio de retención por una combinación de tiempo y eventos: Cuando se produce un evento, pero los archivos sólo son elegibles para retención después de un período de tiempo predeterminado. Básicamente, este tipo de inicio de retención, une todos los archivos a los que el evento afecto y les da a todos la misma fecha de inicio de retención para la elegibilidad de disposición.

Es una buena práctica utilizar un inicio de retención por tiempo o por la combinación de tiempo y evento. Cuando llega el momento de la disposición final, todos los archivos con la misma fecha límite serán elegibles para la disposición en la misma fecha, lo que permite procesar cientos de archivos en un lote en lugar de uno a la vez. La mayoría de los reglamentos especifican un período de retención mínimo, por lo que mantener un archivo unas semanas más para procesarlo con otros no debe ser un problema.

Reutilizar definiciones de instrucciones

Muchas de las instrucciones de gestión de archivos son similares. Por ejemplo, suele existir una ubicación de archivo estandarizada, calendarios de retención estándares en general para el manejo básico y así sucesivamente. La creación de instrucciones genéricas de inicio de retención, retención y disposición permite reutilizarlas en distintos tipos de archivos y mantener el número de instrucciones únicas a elegir al mínimo, lo que facilita la gestión de archivos mucho más eficiente.

Por ejemplo, vamos a utilizar el siguiente programa de retención física para una universidad y convertirlo a RME.

CódigoArchivoPolítica de retención
24-10aDocumentación de admisión. El candidato fue aceptado para ingreso pero no se presentóMantener documentación durante el ciclo escolar y un año más; posteriormente paso a destrucción
24-10bDocumentación de admisión. El candidato fue aceptado para ingreso, se registró y matriculóMantener documentación por seis años después de la fecha de graduación o de baja; posteriormente preservación como “Registro académico”
28-32bInformes de evaluación por unidadesMantener por tres años después de terminado el ciclo escolar; posteriormente paso a destrucción
10-16cCorrección de calificacionesMantener por seis años después de la última acción; posteriormente preservación como “Registro académico”
10-17ªReclamacionesDespués de la última acción, mantener por tres años; posteriormente paso a destrucción

 

La manera más fácil de hacer esto es reutilizar algunos de los elementos. Los elementos codificados por colores son los que podemos agrupar.

Retención
Mantener durante el ciclo escolar actual más un año adicional; posteriormente destrucción
Mantener por seis años después de la fecha de graduación o de baja; posteriormente preservación como “Registro académico”
Mantener por tres años después del ciclo escolar actual; posteriormente destrucción
Mantener por seis años después de la última acción; posteriormente preservación como “Registro académico”
Después de la última acción, mantener por tres años; posteriormente destrucción

 

A partir de esto podemos crear dos instrucciones de inicio de retención diferentes:

  • Por tiempo: ciclo escolar.
  • Una combinación de tiempo y evento: un evento y el ciclo escolar.

También podemos crear tres programas de retención:

  • un año, luego destruir.
  • seis años, luego preservación como “Registro académico”.
  • tres años, luego destruir.

Administrador de Laserfiche

La función del administrador de Laserfiche consiste en crear, configurar, asegurar y mantener el sistema de gestión de contenido empresarial. Aquí están algunas sugerencias para hacer este sistema fácil de mantener, desde una perspectiva de gestión de archivos:

  • Determine qué archivos son registros. No todos los archivos se consideran un registro, por lo que no todos los archivos necesitan ser almacenados en una carpeta de registros.
  • Organice sus series de registros en un nivel amplio, como por departamento o por tipo de contenido y año, y las carpetas de registros en un nivel más específico, como por mes o nombre de empleado.

Records Management

  • Además de hacer que la retención de sus registros sea más fácil de aplicar, la organización de sus registros de esta manera impone un límite a cuántos registros se pueden almacenar en una carpeta en particular. Por ejemplo, hay un número limitado de registros que pueden ser almacenados en la carpeta correspondiente al mes de mayo de 2011. Esto evitará que su sistema crezca en forma infinita, lo que podría afectar negativamente el rendimiento.
  • Utilice Laserfiche Workflow para envíar sus registros a la ubicación de almacenamiento correcta en el repositorio de Laserfiche según cualquier valor de campo que Laserfiche Quick Fields extraiga de ellos o los valores de campo que un usuario ingrese manualmente durante el escaneo. Esto evita que los usuarios tengan que recordar dónde están almacenados los diferentes tipos de archivos en Laserfiche. También evita que el gestor de archivos tenga que almacenar manualmente cada archivo por sí mismo. Simplemente configure Laserfiche Workflow para que comience cuando actualice uno de sus campos de metadatos y automáticamente cambie el nombre a sus archivos y almacene los registros.
  • Implementar una gestión transparente de registros (TRM). TRM permite a los gestores de archivos y usuarios generales tener sus propias vistas de repositorio y aún así tener acceso al mismo contenido.

Records Management3

  • En la captura de pantalla anterior, la estructura de carpetas del gestor de archivos está a la izquierda y la estructura de carpetas del usuario está a la derecha. La estructura de carpetas del gestor de archivos es funcional y le permite almacenarlos de manera que mantenga el cumplimiento con los calendarios de retención publicados y así ayudar al gestor en la configuración de la seguridad. La estructura de carpetas del usuario es más lógica y proporciona una forma intuitiva de encontrar el contenido. Con el fin de hacer posible la TRM, Laserfiche Workflow almacena automáticamente los archivos originales en la ubicación adecuada en la estructura general de gestión de archivos, mientras que crea accesos directos en otras carpetas a las que los usuarios en general tienen acceso.
  • Cree en forma automática los elementos de gestión de archivos, tales como las instrucciones de corte y los programas de retención, a partir de una hoja de cálculo Excel con la herramienta para configurar series de archivos.

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