Una integración es el proceso de vincular funcionalmente diferentes aplicaciones de software para actuar como un todo coordinado dentro del contexto de un proceso de negocio. El objetivo de una integración es una comunicación fluida que permita que múltiples sistemas se comuniquen entre sí según sea necesario con base en las actividades que ocurran dentro de un proceso.

Hay muchas razones para integrar dos sistemas de software, tales como:

  • Ahorro de tiempo y dinero al automatizar las tareas manuales y hacer más eficientes los procesos de negocio.
  • Reducción del tiempo de capacitación para los usuarios al agregar funcionalidades adicionales en las aplicaciones ya utilizadas en el proceso
  • Eliminación de errores en la captura de datos.

Hay tres tipos comunes de integración entre Laserfiche y otros sistemas:

  1. Intercambio de datos: La información está sincronizada en múltiples sistemas. Todos los sistemas comparten los mismos datos.
    • Ejemplo: Los datos de una factura son capturados usando Laserfiche Quick Fields. Estos datos se sincronizan con el sistema contable. Los totales de la factura son verificados y aprobados en el sistema contable. El estado se actualiza en los metadatos de Laserfiche.
  2. Habilitación de la imagen: El contenido se envía a otra aplicación y los archivos son escaneados desde la interfaz de otra aplicación. Básicamente, los documentos en Laserfiche son accedidos desde otro front-end y los datos de esa aplicación se utilizan para llenar los metadatos de los archivos escaneados.
    • Ejemplo: Una factura puede ser visualizarse directamente desde el sistema contable con el clic de un botón.
  3. Creación de contenido a partir de datos externos: El contenido se crea en otro sistema y se almacena inmediatamente en Laserfiche. Ejemplo: Se utiliza el sistema contable para crear informes, lo cuales se almacenan directamente en Laserfiche.

¿Cuál es la mejor manera de planear la integración?

Cuando se está considerando una integración, es mejor practica es describir primero el proceso empresarial real, y luego buscar una posible solución (que puede o no incluir la integración). El listado de los requisitos de integración de antemano define las opciones en términos de tecnología y enfoque.

  1. Analizar el proceso empresarial.
    Preguntas importantes:
    • ¿Cuál es el resultado final de este proceso?
    • ¿Quién necesita estar involucrado?
    • ¿Cómo puede simplificarse el proceso existente?
    • ¿Qué sistemas / aplicaciones se utilizan actualmente?
    • ¿Cuál es la función de cada uno de estos sistemas? ¿Laserfiche puede hacerse cargo de alguna de esas funciones?
      • Laserfiche Quick Fields puede buscar información desde una base de datos externa, así como ejecutar una consulta SQL de base de datos personalizada.
      • Laserfiche Workflow permite que el intercambio de datos sea integrado alrededor de un proceso usando actividades de integración de la empresa, scripts y actividades personalizados.
      • Laserfiche Forms puede buscar información en una base de datos externa y usarla para llenar en forma previa campos de formulario.
  1. Definir lo que una integración puede hacer por la organización.
    Preguntas importantes:
    • ¿Qué se supone que va a lograr esta integración?
    • ¿Qué problema se supone que tiene que resolver?
    • ¿Por qué es importante esta integración?

Las integraciones deben ampliar considerablemente el valor del sistema de gestión de los contenidos empresariales (ECM). Si la integración no añade un valor claro, entonces debe reconsiderarse la necesidad de ella.

¿Qué herramientas ofrece Laserfiche para ayudar con la integración?

La arquitectura de Laserfiche es muy abierta lo que permitir a los clientes interactuar fácilmente con Laserfiche desde cualquier otra aplicación.

  • Laserfiche Connector: Esta es una forma sencilla, libre de código para integrar otras aplicaciones con Laserfiche. Laserfiche Connector permite al usuario buscar archivos en Laserfiche o escanear documentos a Laserfiche según los valores de campo en la aplicación de escritorio de Windows o web, como un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) o gestión de relaciones con los clientes (CRM). También permite que un usuario llene un formulario de Laserfiche con información de una aplicación externa.
  • Kit de desarrollo de software (SDK): Este es el mismo conjunto de bibliotecas que el equipo de desarrollo de Laserfiche utiliza, por lo que son sencillas de usar y completar. La mayor parte de las integraciones de Laserfiche serán escritas usando una o más de estas bibliotecas.
  • Laserfiche Web Link y el cliente web de Laserfiche: Ambas aplicaciones son operadas por URL, por lo que la emisión de búsquedas o la presentación de un archivo mediante la interfaz web es tan simple como vincular la aplicación concreta al servidor web con la URL correcta.
  • Laserfiche Workflow SDK: Este SDK es una biblioteca especializada para trabajar programáticamente con Workflow Server.

¿Qué integraciones predefinidas ofrece Laserfiche?

  • La integración DocuSign o SIGNiX permite firmar archivos en línea directamente desde el cliente web de Laserfiche.
  • La integración de Laser App permite que los formularios que se llenan en su interfaz sean publicados automáticamente en Laserfiche como un PDF para validación y procesamiento posterior.
  • La integración de Microsoft OneDrive y Google Drive facilita la importación de archivos en Laserfiche desde estos populares servicios de nube.
  • La integración de Microsoft Office permite a un usuario guardar archivos de Microsoft Word, Excel y PowerPoint en Laserfiche y añadir o cambiar metadatos de Laserfiche sin salir de dicho programa.
  • La integración de Microsoft Outlook hace que sea fácil enviar correos electrónicos y archivos adjuntos a Laserfiche con un solo clic.

¿Investigue el potencial de la integración?

Antes de hablar con un distribuidor, un cliente puede hacer algunas de sus propias investigaciones preliminares:

  • Descargar y ejecutar la utilería de prueba para ver si la integración es posible con Laserfiche Connector.
  • Buscar en Integration Marketplace para ver si el tipo de integración ya existe.
  • Busque en el sitio de soporte y en el sitio corporativo de Laserfiche ejemplos de cómo otros pueden haber integrado Laserfiche con un sistema en particular.
  • Buscar en Laserfiche Answers o hacer una pregunta en un tema de discusión.
  • Visitar uno de los Grupos Regionales de Usuarios de Laserfiche.
  • Lea cómo otros han integrado sus sistemas con Laserfiche en la sección Intercambio de Soluciones.