Contribución de la solución Laserfiche: Debbie Cate, Directora administrativa y Arthur Pare, Director gerente asociado, Texas Tech University Health Sciences Center

Fundada en 1923, la Texas Tech University se encuentra en Lubbock, TX y cuenta con una matrícula de 36,000 estudiantes. La universidad ofrece títulos en más de 150 programas de estudio mediante 13 colegios y alberga 60 centros e institutos de investigación.

Texas Tech implementó Laserfiche para agilizar las operaciones y reducir el papel. Como parte de su misión sin papel, el Departamento de servicios generales del Texas Tech University Health Sciences Center (TTUHSC) opera la oficina centralizada de escaneo para la universidad. En un año promedio, un empleado y 12 estudiantes escanean dos millones de páginas en Laserfiche. A continuación, se describen las estrategias del departamento para gestionar el cambio, escanear e importar grandes volúmenes de archivos a Laserfiche.

Obtener la participación de los principales departamentos

El primer paso para trabajar sin papel e implementar nueva tecnología es conseguir el apoyo de un departamento importante. Una aplicación eficaz de Laserfiche en un departamento principal puede servir como un ejemplo exitoso de cómo puede mejorar la gestión de archivos y el flujo de trabajo en otros departamentos.

En el caso de Texas Tech, el Departamento de finanzas y gestión se ofreció para servir como el caso de prueba. Dado que casi todos los departamentos necesitan ver las órdenes de compra, Laserfiche WebLink dio acceso a cada empleado de la Universidad. Esto ayudó de manera significativa a otros departamentos interesados en escanear sus documentos.

Trabajar con la resistencia al cambio de los nuevos departamentos

Ayudar a los nuevos departamentos a trabajar sin papel es una función muy importante de la oficina de escaneo del TTUHSC. Muchos departamentos y empleados inicialmente se resisten al cambio. He aquí algunas estrategias para superar la resistencia inicial:

  • Involucre al personal en el proyecto al discutir qué archivos recuperan más a menudo y cómo los gestionan. Preguntar mucho “por qué”.
  • Trabaje con el personal para decidir sobre los campos que serán incluidos en las plantillas de archivos y para configurar la estructura de carpetas.
    • Cree plantillas con las que los empleados puedan trabajar fácilmente sin conocer la estructura de carpetas del repositorio.
    • Asegurarse de incluir sólo los campos que se utilicen para recuperar archivos en la plantilla. Demasiados campos pueden ser abrumadores para los nuevos usuarios.
    • Pregunte a los empleados si hay alguna base de datos que contenga parte de la información de la plantilla, como la información de los empleados. Laserfiche Quick Fields puede buscar información de la base de datos y llenar ciertos campos, lo que reduce la captura manual de datos.
  • Cree un sistema fácil de navegar y de usar para mostrar a los empleados lo rápido que pueden encontrar los documentos. Si los empleados no pueden recuperar lo que necesitan rápidamente, no usarán el sistema.
  • En las conversaciones con el personal del departamento, enfóquese en cómo un nuevo sistema los hará más productivos. A veces los empleados piensan que la nueva tecnología les hará perder sus puestos de trabajo, por lo que una discusión franca de la eficiencia del lugar de trabajo aliviará la preocupación.

Escanear una muestra del proyecto

Una vez superada la resistencia inicial, es momento de escanear una muestra del proyecto. La muestra debe tener un tamaño entre uno y dos por ciento de todo el proyecto. Una vez que la muestra sea escaneada, muestre a los empleados cómo recuperar los documentos mediante la búsqueda. Demuestre diferentes escenarios comunes que los empleados podrían enfrentar al gestionar los documentos y cómo Laserfiche puede abordar estos problemas.

Asegúrese de que los empleados estén impresionados con la facilidad de encontrar documentos. Una vez que se sientan cómodos con Laserfiche, denles un período de prueba de dos semanas para usar y trabajar con la muestra. Después de esto, obtenga retroalimentación y asegúrese de que el sistema esté configurado de acuerdo con las necesidades del departamento.

Si se necesitan muchas modificaciones, aplique otro período de prueba. Es mejor hacer cambios en una pequeña muestra que en toda la biblioteca de los archivos de un departamento.

Establecer Operaciones Eficientes

Las operaciones optimizadas son esenciales para que la oficina de escaneo funcione adecuadamente. TTUHSC ha dividido el proceso de escaneo en cuatro etapas:

  1. Preparación
  2. Escaneo
  3. Indexación
  4. Aseguramiento de la calidad

Todas estas tareas son realizadas por estudiantes becarios supervisados por un empleado de tiempo completo.

Etapa 1: Preparación

La mayor parte del papel que necesita escanearse llega a la oficina en cajas. Un trabajo típico de escaneo consiste en aproximadamente 30 cajas. Como parte de la tarea de preparación, las etiquetas de color se adjuntan a cada caja y los números de trabajo y de caja designados se escriben en cada etiqueta. Cada trabajo tiene una etiqueta de color diferente para distinguirlo fácilmente. Antes de preparar una caja un estudiante becario escribe su nombre en la etiqueta de color.
La estructura de carpetas requerida se crea en Laserfiche. Se crean carpetas para cada número de trabajo con cada carpeta que contiene a su vez una carpeta separada correspondiente a cada caja.

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La estructura de la carpeta del repositorio corresponde a las cajas en las que se almacenaron los archivos originalmente.

El estudiante becario prepara los archivos individuales para escanear mediante la eliminación de grapas y clips de encuadernación y de papel.
A continuación, liga un paquete de 100-150 páginas con una banda elástica. Cuando se completa una caja normalmente contiene entre ocho y diez paquetes ligados.

Etapa 2: Escaneo

Una vez que los documentos estén preparados, son escaneados por otro estudiante becario. El estudiante escanea un paquete de papel a la vez. Cada paquete se convierte en un archivo grande en Laserfiche. Durante el proceso de escaneo, el estudiante verifica que las imágenes sean escaneadas y legibles.

Virtual Rescan (VRS) automáticamente asegura la eliminación del fondo del color del fondo, corrección de desalineado y mermas, eliminación de línea y de página en blanco.

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Una estación de trabajo de escaneo

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Los documentos se escanean con Laserfiche Scanning

Etapa 3: Indexación

Una vez que los paquetes de papel han sido escaneados, otro estudiante becario realiza la indexación. El estudiante que realiza la indexación tiene el archivo físico enfrente y el documento electrónico en la pantalla. Cada archivo físico está separado por una cubierta coloreada para que el estudiante sepa dónde comienza y termina cada archivo.

El estudiante entonces hace lo siguiente:

  1. Divide el archivo en cada hoja separadora del extenso archivo por lotes escaneado en Laserfiche. Las hojas del separador son reutilizadas.
  2. Introduce los metadatos necesarios.
  3. Comprueba la calidad de la imagen y que el número de páginas escaneadas sea correcto y, si una página tiene errores o falta, vuelve a escanear la página en el archivo usando un escáner de escritorio pequeño.
  4. Lo guarda como archivo nuevo.
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Estación de trabajo de indexación típica

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Hoja del separador de muestras

Etapa 4: Aseguramiento de la calidad (QA)

La etapa final es la revisión de calidad. El estudiante becario responsable de este aspecto del proceso escribe su nombre en la etiqueta de color de la caja antes de comenzar. Toma una muestra aleatoria de archivos de la caja y los busca en Laserfiche para asegurarse de que hayan sido escaneados correctamente. Después de que el estudiante verifica la muestra del archivo, escanea con OCR todos los archivos en esa carpeta. Luego son trasladados y contabilizados por el supervisor.

Reevaluar el sistema

Las necesidades de un departamento cambian con el tiempo. Por ejemplo:

  • Los departamentos pueden encontrar nuevos usos para Laserfiche.
  • Puede haber nuevas regulaciones normativas que el departamento debe cumplir.
  • Un proceso de negocios departamental podría cambiar o un proceso actual podría volverse obsoleto.
  • Hay nuevos avances tecnológicos o nuevas características de Laserfiche.

Es importante reevaluar periódicamente la implementación de Laserfiche para tener en cuenta cualquiera de los cambios listados arriba y continuar trabajando con departamentos después de que el proyecto inicial de escaneo ha finalizado para asegurarse de que el sistema Laserfiche siga satisfaciendo sus necesidades.

Por ejemplo, algunos departamentos de Texas Tech han aceptado Laserfiche Forms y han empezado a importar archivos internamente en lugar de utilizar la oficina
de escaneo.

El Departamento de contabilidad tiene varios formularios, incluyendo este ejemplo de un formulario de historial de fondos de acumulación (ACC).

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El Departamento de contabilidad utiliza Laserfiche Forms para importar archivos

Este formulario se usa cada vez que se carga la documentación relativa a las diversas cuentas usadas dentro de la Institución. Distintos tipos de fondos, como los ingresos del Departamento de servicios, las subvenciones estatales, las subvenciones federales y los fondos estatales, han exigido documentación que debe mantenerse durante todo el período de utilización del fondo.

La persona que llena el formulario selecciona la plantilla de documento apropiada en función de si la documentación subida es transaccional o histórica. En este caso, la plantilla seleccionada es la del historial del fondo ACC. Cuando se selecciona el nombre de la plantilla, aparecen los campos apropiados para que el usuario los llene.

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Las reglas de campo permiten que ciertas partes del formulario permanezcan ocultas a menos que se haga una selección particular

Actualmente, el formulario permite seleccionar sólo dos plantillas. Si se debe usar otra plantilla, Laserfiche Forms envía un correo electrónico a un gestor que agregará nuevos datos de plantilla al formulario o revisará el envío.

Una vez que se envíe el formulario, éste se guarda en el repositorio Laserfiche correcto y se indexa adecuadamente con los campos designados.

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Beneficios de Laserfiche

La implementación de Laserfiche Forms en el Departamento de contabilidad ha dado como resultado los siguientes beneficios para TTUHSC:

  • El Departamento de contabilidad no tiene que preparar hojas de encuadernación y adjuntarlas a los documentos antes de enviar el lote para escanear e indexar. Ahora toma aproximadamente la misma cantidad de tiempo escanear y cargar los archivos necesarios, que preparar la portada y clasificarlos.
  • Cada documento es inmediatamente accesible en Laserfiche.
  • Dado que el departamento de contabilidad escanea sus propios archivos, se han familiarizado mucho más con las normas de retención y han revisado los procedimientos para asegurarse de que cumplan plenamente con todas las leyes aplicables.