Contribución de la solución de Laserfiche: Linda Schecter, Funcionaria de retención de registros, Tocqueville Asset Management

Tocqueville Asset Management L. P. es un asesor de inversiones registrado en SEC que ofrece servicios de gestión de portafolio a personas con alto ingresos, clientes institucionales y fondos de inversión. Como empresa de servicios financieros, Tocqueville tiene que cumplir con las normas de cumplimiento de la Comisión de Bolsa y Valores (SEC), Autoridad Regulatorio del Mercado Financiero (FINRA) y Sarbanes-Oxley, entre otras. Una de esas normas requiere que los empleados informen de toda transacción financiera que hayan realizado en el trimestre. Usando Laserfiche Forms, Tocqueville simplificó completamente este proceso.

Descripción del proceso

Con más de 100 empleados, el proceso de informes de transacciones trimestrales anterior consumía mucho tiempo y requería mucho papel.

  • El oficial de cumplimiento tenía que crear el documento y usar la función de combinación de correspondencia para completar el nombre de cada empleado en el formulario.
  • El oficial de cumplimiento imprimía la hoja de portada y el formulario, los engrapaba, y luego los repartía individualmente a los empleados.
  • El empleado firmaba el formulario y lo devolvía a mano, entregándolo al Departamento de cumplimiento o enviándolo a través de correo interno.
  • Ocasionalmente, un formulario estaría incompleto y tendría que ser devuelto para revisión y reenvío.
  • El oficial de cumplimiento llevaba una lista de comprobación manual sobre quién había completado el formulario y quién todavía tenía que entregarlo.

La transformación con Laserfiche Forms

Los empleados ahora reciben por correo electrónico un enlace al informe trimestral de transacciones en Laserfiche Forms. El empleado ingresa su extensión telefónica de tres dígitos, que se utiliza para auto-llenar la información en el formulario de la base de datos de empleados.

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El empleado llena un reporte trimestral de transacciones en Laserfiche Forms

El empleado selecciona la opción apropiada para sus transacciones, carga la documentación requerida y aplica una firma electrónica antes de enviar el formulario. El formulario no puede enviarse hasta que se haya introducido toda la información necesaria.

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El empleado firma el formulario al ingresar sus nombre o utilizando el cursor o stylus para firmar

Tan pronto como el formulario se envía, se guarda en el repositorio Laserfiche y entonces Laserfiche Workflow entra en acción.

Laserfiche Workflow

El oficial de cumplimiento revisa cada formulario y cambia el estado de los metadatos de Laserfiche a aprobado o rechazado. Si el formulario es rechazado, el remitente es notificado por correo electrónico y tiene que volver a enviar el formulario. Laserfiche Workflow elimina el primer envío y lo reemplaza con el nuevo envío.

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Los formularios aprobados son almacenados en la carpeta del empleado.

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Los informes trimestrales de transacciones aprobadas son guardados en la carpeta Laserfiche del empleado

Los accesos directos a la carpeta específica con el reporte se crean en la carpeta del Reporte trimestral de transacciones para facilitar su visualización por parte del oficial de cumplimiento.

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El funcionario de cumplimiento puede consultar todos los reportes trimestrales de transacciones mediante el uso de accesos directos

Además, Laserfiche Workflow envía tres correos electrónicos al Departamento de cumplimiento con información importante cuando la solicite:

  • Una lista de todos los empleados que no han presentado su formulario. Este reporte se genera mediante la elaboración de una lista de todos los empleados que presentaron el formulario según información almacenada en los metadatos del formulario contra una lista de todos los empleados activos extraídos de una base de datos de empleados.

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  • Una lista de formularios que han sido enviados y que deben ser revisados. Este reporte se elabora mediante la compilación de una lista de todos los formularios presentados con un estado de revisión pendiente.
  • Una lista de todos los formularios enviados y su estado, ordenados alfabéticamente por el nombre del empleado.

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Aquí está el flujo de trabajo que envía los correos electrónicos:

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Beneficios de Laserfiche

Automatizar el proceso de reporte de transacciones trimestrales con Laserfiche ha resultado en los siguientes beneficios para Tocqueville Asset Management:

  • Se ha eliminado la impresión y la distribución manual de formularios de papel, lo que ahorra tiempo y dinero.
  • Más empleados envían los formularios inmediatamente. La primera vez que se puso en marcha este proceso, se recibieron 40 respuestas en un plazo de 24 horas.
  • El gerente de cumplimiento puede ver rápidamente qué empleados no han enviado un formulario, lo que le permite hacer un seguimiento con cada empleado directamente.