Contribución de la solución de Laserfiche: Kimberly Gee, Supervisora de archivos y gestión de la información, Westbank First Nation y Chad Rota, Secretario principal de archivos, Westbank First Nation

Situada en el hermoso valle de Okanagan en British Columbia, CA, Westbank First Nation (WFN) es una Nación Originaria con gobierno autónomo y una de las ocho comunidades que componen la Alianza de la Nación de Okanagan.

La WFN es responsable de la gestión de los archivos de impuestos sobre la propiedad de casi 4,400 propiedades en las tierras de la WFN.

Laserfiche ha ayudado a racionalizar la gestión de los folios de archivos de impuestos, lo que permite a WFN eliminar 1.25 metros cúbicos de espacio de archivo. Anteriormente, WFN tenía cinco estantes de piso a techo que contenían 4,400 carpetas de tamaño oficio. Ahora, sólo hay unas pequeñas carpetas para procesar archivos que deben escanearse semanalmente o enviarse por correo a los residentes.

Avisos fiscales

Anualmente, la WFN emite un aviso de impuestos a cada propietario, que incluye información sobre la cantidad de impuesto a la propiedad que debe pagarse ese año. El propietario también puede calificar para una subvención que reduzca el monto de sus impuestos sobre la propiedad.

Los avisos fiscales son generados por el sistema de gestión de la información financiera utilizado por la WFN. Los avisos de impuestos son escaneados con Laserfiche Quick Fields antes de ser enviados al propietario. Cada aviso fiscal contiene una sección perforada que sólo se llena si el dueño de la propiedad califica para un subsidio de propietario.

Cuando el dueño de la propiedad o residente va a pagar los impuestos, el completa el formulario y lo entrega, si es aplicable. El formulario firmado se sella y se escanea con Laserfiche Quick Fields.

Así es como se establece la sesión de Laserfiche Quick Fields:

WFN1

Laserfiche Quick Fields realiza ajustes a los archivos, como la rotación de páginas, durante el escaneo

Durante el escaneo, se añaden los siguientes metadatos a cada aviso fiscal:

WFN2

Cada aviso fiscal tiene una plantilla de archivo aplicado

Además de las notificaciones fiscales, WFN también procesa comprobantes de pagos y recordatorios con Laserfiche Quick Fields. Una vez seleccionado un tipo de documento, la fecha y el número de folio de impuestos se capturan automáticamente con las actividades de Zone de OCR y Coincidencia de Modelos.

 

Todos los archivos relacionados con los impuestos sobre la propiedad, incluyendo los avisos fiscales, las solicitudes de concesión de vivienda y la correspondencia relacionada, se almacenan en Laserfiche. Tanto el gestor de archivos como los empleados de WFN pueden ver estos archivos fiscales de la manera que sea más conveniente para ellos. Los archivos individuales son almacenados en series separadas, por lo que es más fácil para el gestor de archivos tener control sobre éstos. Los empleados de WFN pueden ver todos los archivos juntos en un paquete. Estos paquetes contienen archivos de varios años, con los más recientes en la parte superior.

Una vez que los documentos son escaneados, el operador del escáner inicia un proceso de Laserfiche Workflow que:

  • Añade las páginas del nuevo archivo al paquete existente para esa propiedad en particular.
  • Mueve el archivo original a la sección de gestión de archivos del repositorio.
  • Cambia el nombre el archivo que se movió para incluir el número de folio fiscal y el tipo de archivo fiscal
WFN3-corrected

Los procesos de Laserfiche Workflow envían los archivos de impuestos a las carpetas correctas en Laserfiche

 

Gestión de archivos

Cuando migraron a Laserfiche, WFN decidió que escanear los archivos en papel que casi nunca se utilizaban requerirían mucho tiempo y serían costosos. Como resultado, cualquier archivo que tenía más de dos años se mantiene en cajas en almacenamiento fuera de sitio. WFN utiliza los Laserfiche Quick Fields para hacer estos registros de copia impresa fácilmente accesibles en Laserfiche.

Se compiló una hoja de cálculo con el número de caja, año, números de folios de impuestos para cada caja guardada en el área de almacenamiento. Se utilizó la combinación de correspondencia de Microsoft Word para crear archivos de Word individuales para cada número de folio de impuestos. Se utilizó Quick Fields para escanear los documentos a Laserfiche y extraer metadatos para facilitar la búsqueda.

Cuando alguien busca uno de estos archivos fiscales por fecha o número de folio, aparece un documento que contiene el número de caja. A continuación, se remite al funcionario con el encargado para que obtenga el archivo en cuestión.

WFN4

Los archivos guardados en almacenamiento fuera del sitio tienen un marcador de posición en Laserfiche

The records manager can quickly find the required document in the records center without having to search through all the boxes.

Beneficios con Laserfiche

Para WFN, la automatización del proceso de folio fiscal con Laserfiche ha dado los siguientes beneficios:

  • Todo lo relacionado con cada folio fiscal sobre la propiedad se almacena automáticamente en una ubicación centralizada, lo que elimina errores de archivado de información.
  • Los metadatos permiten que los archivos se encuentren rápidamente, incluso aquellos que no se guardan realmente en Laserfiche pero que aún se almacenan en el centro de archivos.
  • WFN solía imprimir miles de formularios de exención de la subvención para propietarios de viviendas en blanco en caso de que alguien se olvidara de traerlos con ellos. Este paso se elimina, ya que ahora se puede imprimir simplemente según demanda.