Qu'est-ce que la GCE ?

La gestion du contenu d’entreprise (GCE) permet aux organisations d’économiser du temps et de l’argent en gérant efficacement leurs documents et leurs informations. Grâce à l’utilisation d’une technologie robuste, elle permet de définir, de partager et de structurer les informations entre plusieurs services ou équipes.

Selon MarketsAndMarkets, la taille du marché de la GCE devrait passer de 24 milliards de $ en 2015 à 59 milliards de $ en 2020.

24 milliards de $ taille du marché en 2015

 

59 milliards de $ taille du marché d’ici à 2020

La GCE aide les organisations à numériser les documents et à automatiser les processus documentaires, ce qui permet aux bonnes personnes d’obtenir les bonnes informations au bon moment. Ces processus comprennent notamment :

La capture instantanée des documents

La gestion du contenu d’une organisation commence par la capture— le processus d’importation des informations dans un référentiel numérique.

Stockage sécurisé des documents

Avec un système de GCE robuste, les organisations peuvent facilement stocker des documents stratégiques dans un référentiel numérique, et instantanément les afficher ou leur apporter des modifications.

Récupération et recherche en texte intégral

Retrouvez instantanément des documents en identifiant des mots ou des phrases dans les textes, les métadonnées, les annotations et les noms des entrées.

Automatisation des processus opérationnels.

Avec l’automatisation numérique, les organisations peuvent facilement schématiser les étapes d’un processus opérationnel et acheminer automatiquement les documents vers les bonnes personnes au bon moment.

Sécurité granulaire des documents

Prenez le contrôle de l’information au sein de l’entreprise en limitant l’accès aux dossiers, aux documents, aux champs, aux annotations et aux autres propriétés granulaires des documents.

Capturez, acheminez et approuvez vos formulaires numériques

Remplacez les formulaires papier par des formulaires électroniques pour capturer les informations numériquement et les partager dans toute l’organisation.

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Manuel de l’acheteur en gestion

Qui utilise la GCE ?

Ces dernières années, la GCE est devenue de plus en plus importante et complexe en raison de fraudes financières et des violations de données, qui ont donné lieu à une réglementation plus stricte. En fait, l’International Data Corporation (IDC) prévoit un taux de croissance de 50x pour le contenu numérique à partir de 2010 à 2020. Par conséquent, les organisations qui peuvent automatiser et organiser des processus axés sur les documents auront non seulement un avantage commercial, mais réduiront également les risques liés à la conformité.

La GCE offre une solution complète pour le cycle de vie entier de la gestion des documents, ce qui est particulièrement utile pour les professionnels de l’informatique et les dirigeants d’entreprise.

L’informatique occupe une place valorisée dans l’organisation, et les silos d’informations sont remplacés par un point de contrôle central. En offrant des outils standards de GCE que différents services peuvent personnaliser, l’informatique peut se concentrer sur la maintenance logicielle et matérielle.

Les dirigeants d’entreprise peuvent évaluer l’efficacité des différents services sans interrompre le travail. Les informations recueillies par logiciel de GCE montrent qui modifie et qui visionne chaque document, combien de temps chaque personne prend pour examiner les documents et qui est responsable des tâches liées à chaque document.

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Quels sont les points communs ?

Les caractéristiques de la GCE comprennent l’automatisation des processus opérationnels, la gestion des documents, la gestion des dossiers, les flux de travaux, la capture, les formulaires et la sécurité de l’information.

Un système de GCE fonctionnel simplifie l’accès aux documents, en permettant aux organisations d’éliminer les redondances et de minimiser la charge opérationnelle.

Quelle est la valeur et le RSI de la GCE ?

Avec la GCE, les organisations peuvent récupérer les heures perdues, réduire les frais généraux, augmenter la rentabilité et améliorer le service à la clientèle.

Le coût moyen du traitement d’une facture dans un environnement avec un faible niveau d’automatisation peut être 20 fois plus important que dans un environnement avec un niveau élevé d’automatisation. Le coût moyen du traitement des notes de frais dans un environnement avec un niveau élevé d’automatisation est 39 % plus faible que dans un environnement avec un faible niveau d’automatisation.

Pour une organisation qui traite 1000 notes de frais chaque mois, ceci représente des économies annuelles de 97 680 $.

Les organisations obtiennent un retour sur investissement rapide sur leur système de GCE si elles investissent dans un logiciel de GCE robuste et qui intègre les technologies informatiques et de réseau, l’intégration des processus, la formation et les services partagés. Dans toute implémentation de GCE, le but est de faire évoluer la solution en fonction des besoins de votre organisation. Téléchargez notre Guide du RSI pour la GCE et calculez les économies de coût que peut réaliser votre organisation.

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